Für die Buchhaltung war dieser Ablauf kaum zu überblicken: Oft war unklar, welche Rechnungen sich gerade im Umlauf befanden und welche Ausgaben anstanden. Belege blieben auf Schreibtischen liegen oder liefen als Kopie mehrfach durch den Prozess – mit dem Risiko fehlerhafter oder doppelter Zahlungen. Zudem fehlte eine automatische Eskalation bei Abwesenheiten. Freigaben dauerten dadurch zu lange und Skonto-Fristen ließen sich nur mit erheblichem Aufwand einhalten.
Greifbare Rentabilität
Gesucht wurde eine flexible Lösung, die nicht nur die Rechnungsbearbeitung, sondern auch weitere Bereiche wie das Personal- und Vertragsmanagement abdeckt. In dieser Phase kam die Klinik mit ihrem späteren DocuWare Partner ins Gespräch. In einem Erstgespräch nahm dieser die Anforderungen auf und präsentierte eine passgenaue Lösung. Ausschlaggebend war, dass sich mit einer einzigen Software gleich mehrere Problemfelder lösen ließen – der Return on Investment war damit von Beginn an greifbar.
Komplett automatisierter Rechnungsworkflow
Heute empfängt die Tierklinik ihre Rechnungen weitgehend digital. DocuWare importiert die Belege aus Outlook und liest sie intelligent aus – nicht nur alle Rechnungs- und Buchungsinformationen, sondern auch die zuständige Rechtsgesellschaft, die freigebende Kostenstelle sowie die Zahlungsart. Damit gelangen die Belege automatisch zur richtigen Abteilung. Gleichzeitig behält die Buchhaltung über Aufgabenlisten alle laufenden Dokumente im Blick. Die Freigabe erfolgt per Klick, häufig mobil über die App – inklusive hinterlegter Limits, einer zweiten Prüfstufe bei größeren Beträgen und automatischem Eskalationsmanagement. Steht eine Zahlung aus, stellt DocuWare die Überweisungsdaten bereit, die direkt ins Online-Banking übernommen werden – ein erneutes Abtippen entfällt. Anschließend übergibt DocuWare alle Buchungsdaten per Schnittstelle an DATEV, wo der Steuerberater die finale Kontierung übernimmt.
Auch der Personalbereich profitiert: Mit DocuWare digitalisierte die Klinik sämtliche Personalakten, die heute tagesaktuell und auf Knopfdruck verfügbar sind. Bestimmte Dokumente stellt DocuWare bei Personalprozessen sogar automatisch bereit, zum Beispiel den Bewertungsbogen des Vorjahres vor dem jährlichen Mitarbeitergespräch.
Skalierbare Verwaltung für weiteres Wachstum
Auf Anwenderebene können Mitarbeitende jedes Dokument innerhalb von Sekunden finden, selbst wenn sie sich nur an einen Bruchteil der Informationen erinnern. Dank feingranularer Berechtigungsprofile können Aufgaben heute an einen größeren Kreis delegiert werden. Abteilungs- und Teamleitungen sehen die Personalakten ihres Bereichs, ohne in der Personalabteilung nachfragen zu müssen. Auf Prozessebene sorgen automatisierte Workflows und kürzere Durchlaufzeiten dafür, dass Skonto-Fristen mit deutlich geringerem Aufwand eingehalten werden. Zugleich steigt die Prozesssicherheit: Die Klinik behält stets den Überblick und erkennt Dubletten oder liegengebliebene Rechnungen frühzeitig – fehlende oder doppelte Zahlungen gehören damit der Vergangenheit an.
Für das Unternehmen ist dabei vor allem eines entscheidend: Die Verwaltung hält mit dem hohen Tempo der Klinik Schritt, ohne im gleichen Maße vergrößert werden zu müssen. Als nächsten Schritt plant die Tierklinik deshalb, DocuWare auf das Vertragsmanagement für Service-, Dienstleistungs- und Kaufverträge auszuweiten, um auch dort von automatisierten Abläufen zu profitieren.
