Die Ideen und Anforderungen, die die Projektmanagerin an die Prozessgestaltung stellte, wurden „mit viel Fachwissen“ umgesetzt: Die Rechnungen erreichen QUEST heute mehrheitlich per E-Mail und werden manuell in DocuWare abgelegt. Postalisch eingehende Rechnungen werden von den Mitarbeitenden am Empfang in Hamburg gescannt und wie die E-Mail-Rechnungen den verschiedenen Standorten und Projekten zugeordnet. Die Projektteams bestehen in der Regel aus einer Projektassistenz, einer kaufmännischen und einer technischen Leitung. Die Rechnung geht zunächst an die Projektassistenz, die eine Vorprüfung durchführt. Von dort wird die Rechnung überwiegend an die kaufmännische Leitung weitergeleitet oder aber an die technische Leitung bzw. externe Beteiligte, wie etwa die Bauleitung.
Schleifen, die auch Externe einbeziehen
Sind Externe in die Prüfung involviert, steuere zumeist die Projektassistenz den Ablauf, sagt Birgitta Scharnberg. Manche Rechnungen gehen auch an die QUEST Property Management GmbH, die für die Bewirtschaftung von Immobilien zuständig ist, Nach einer solchen Schleife leitet die Projektassistenz die Rechnung weiter an die kaufmännische Leitung. Je nach Freigabegrenze und Auftragsvolumen erfolgt die finale Freigabe durch die Geschäftsführung. Die Freigabegrenze hängt neben der Summe auch von der Höhe des Anteils am Auftragswert und der Art der Kosten ab, wie etwa Baukosten oder Baunebenkosten. Inzwischen ist der Rechnungsworkflow bei allen Projekten erfolgreich im Einsatz.
Nach der Freigabe erfolgt noch ein Routinecheck im Controlling, nach welchem die Buchungsdaten und der Rechnungsbeleg an das DATEV-System der Steuerberatung, die die Buchhaltung macht, übermittelt werden. Der Zahlungsvorschlag geht an die Electronic-Banking-Software SFirm, über die die Rechnung beglichen wird.
Fazit und Ausblick
Die Rechnungsbearbeitung erfolgt bei QUEST heute viel zügiger, die Überprüfung komplexer und umfangreicher Baurechnungen wurde in einen sicheren Prozess überführt, der den Aufwand deutlich reduziert. Weitere DocuWare Projekte sind in der Planung, beispielsweise für das Vertragsmanagement und die Reisekostenabrechnungen.
