Mit anspruchsvollen Bauprojekten und einer zuverlässigen Durchführung machte sich Metallbau Walter einen guten Namen im Saarland. Ein DMS aus der Cloud erlaubt einen schnellen Zugriff auf wichtige Projektunterlagen und sorgt für schnelle Arbeitsabläufe.

Metallbau Walter ist seit über zwei Jahrzehnten im Bereich Metallkonstruktionen, Stahlbau und Blechverarbeitung tätig. Kunden schätzen vor allem Arbeitsqualität, Zuverlässigkeit und Leistungsstärke des erfolgreichen Familienunternehmens. Dass Kundenzufriedenheit die beste Empfehlung ist, wissen die Saarländer. Im zertifizierten Betrieb sorgen dafür hochqualifizierte Facharbeiter, aber auch eine gut organisierte Verwaltung. Um Arbeitsabläufe zu optimieren setzt man auf moderne IT-Systeme, zum Beispiel DocuWare Cloud.

Vor der DMS-Einführung stand das Handwerksbüro vor einem drängenden Problem: Als zertifizierter Betrieb muss Metallbau Walter eine Vielzahl projektbezogener Anforderungen erfüllen. Die dafür notwendige Ablage der Unterlagen kostete jedoch viel Zeit. Allein für die Statik lagen meist 400-seitige Dokumente vor – ein einzelner Papierordner reichte hier kaum aus. Entsprechend platzte das Archiv aus allen Nähten. Bei Prüfungen musste der Auditor etwa Belege aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Um dieser Situation ein Ende zu bereiten, entschied man sich schließlich für die Einführung eines DMS: Eine zentrale Sammelstelle für sämtliche Projektdokumente sollte geschaffen werden, auf die alle berechtigen Mitarbeiter der verschiedenen Niederlassungen zugreifen sollten. DocuWare überzeugte die Geschäftsführung durch ein umfangreiches Leistungsspektrum bei gleichzeitig einfacher Bedienung. Für die Cloud-Version sprachen vor allem Kostengründe. Positiv bewertet wurde auch die Tatsache, dass es sich bei DocuWare um einen deutschen Hersteller handelt, der schon lange am Markt etabliert ist.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Controlling |IT / Technik
Deployment:
Cloud
Integration:
SAGE

DocuWare ließ sich ganz einfach an unsere Betriebsstruktur anpassen und wächst mit unseren zusätzlichen Anforderungen. Durch die digitale Projektakte sind wir dem papierlosen Büro einen Schritt nähergekommen. Somit sparen wir Platz und Arbeitszeit und damit auch Kosten.

Elke Walter
Geschäftsführerin, Metallbau Walter, Lebach-Thalexweiler

Handwerksbüro glänzt mit digitaler Projektmappe

Nach kurzer Einarbeitungszeit wurde im kaufmännischen Büro der DocuWare-Einsatz mit der digitalen Projektakte gestartet. Papierbelege, wie etwa Ausschreibungen, Lieferscheine oder Eingangsrechnungen, werden gescannt, mit automatisiert verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. DocuWare ist darüber hinaus in das ERP-System Sage integriert. Über die Druckfunktion werden daraus Angebote, Auftragsbestätigungen, Kalkulationen, Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen direkt archiviert und indexiert. Was früher ausgedruckt, in Projektmappen eingeordnet und für verschiedene Mitarbeiter noch einmal extra kopiert werden musste, steht jetzt allen Zugriffsberechtigten in sämtlichen Niederlassungen zur Verfügung. Als nächstes wurde ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen eingerichtet. Sobald ein Beleg gescannt, verschlagwortet und archiviert ist, erscheint er im Briefkorb der Geschäftsführung. Dort wird die Rechnung mit Angebot und Lieferschein verglichen und anschließend per digitalem Freigabe-Stempel an das kaufmännische Büro weitergeleitet, wo die Freigabe zur Zahlung erfolgt. Bei Kundenrückfragen kann heute der Stand der Dinge sofort geklärt werden, ohne dass Ordner durchsucht werden müssen. Zeit und Sicherheit gewinnt das kaufmännische Büro auch durch einen Workflow für die korrekte Archivierung von Prüfzeugnissen. Diese werden beispielsweise für Materialien im Stahlbau benötigt. Das Problem: Prüfzeugnisse werden häufig nicht zusammen mit der Lieferung geschickt – früher war die nachträgliche Zuordnung sehr aufwendig. Heute sorgt der Workflow dafür, dass ein Lieferschein für diese Materialien erst dann abgelegt wird, wenn alle Prüfungszeugnisse angeklammert sind. Nur dann verschwindet der Lieferschein aus der Aufgabenliste des Mitarbeiters.

DMS punktet durch Einfachheit

Der gesparte Platz und vor allem die immense Zeitersparnis bei Ablage und Suche sind für das Unternehmen die entscheidenden Vorteile. So sind über die Projektnummer schnell sämtliche Projektdokumente aufrufbar. Aufgrund der Einfachheit der Software wurde DocuWare Cloud schnell von allen Anwendern angenommen. Selbst bei Audit-Prüfungen sind so alle vom Prüfer gewünschten Unterlagen mit nur wenigen Mausklicks zusammengestellt

Besonders schätzen wir die Volltextsuche, etwa wenn wir neue Angebote erstellen. Dann genügt bereits ein Schlagwort und schon kennen wir alle Details zu vergangenen Projekten aus demselben Bereich.

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