DMS für bessere Abläufe in allen Abteilungen

Das Unternehmen suchte nach Lösungen und fand DocuWare. Nach der Erstinstallation weitete man die Lösung innerhalb von drei Jahren auf insgesamt neun Abteilungen aus, von Finanzen über Logistik bis hin zum Vertrieb. Hunderttausende Dokumente werden seitdem nur noch digital verwaltet. Elektronische Formulare und Workflows helfen im Tagesgeschäft beim produktiven Arbeiten. So erhalten Manager etwa Benachrichtigungen zu neuen Aufgaben oder Erinnerungen, falls eine Angelegenheit zu lange liegen geblieben ist. Außerdem lässt sich dank DocuWare genau nachverfolgen, welche Anfragen zu welchem Zeitpunkt an welchen Mitarbeiter weitergeleitet wurden. Mehrere Abteilungen profitieren auf diese Weise vom DMS-Einsatz: Im Personalwesen unterstützt die Lösung Abläufe in der Gehaltsabrechnung oder bei der Neueinstellung von Mitarbeitern. In der Kreditorenbuchhaltung übernimmt DocuWare verschiedene Aufgaben in der Spesenabrechnung, in der Preisgestaltung konnte die Verwaltung von Gutschriften erheblich vereinfacht werden. Gleichzeitig erlaubt das DMS eine sichere Einhaltung aller Ablagevorschriften. Unterlagen stehen dadurch bei Rechnungsprüfungen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung – früher benötigte man für die Suche oft mehrere Stunden oder sogar Tage. 

Digitale Verbindung räumlich getrennter Teams

Mit DocuWare wurden viele Probleme erfolgreich gelöst. Wo Aktenschränke standen, ist heute Platz für Tisch und Stühle, etwa um kleinere Besprechungen in den Büroräumen abzuhalten. Gleichzeitig gelang es dem Unternehmen, den Arbeitsaufwand im Tagesgeschäft erheblich zu reduzieren, was letztendlich der Produktivität zugutekommt. Mit dem Beginn der Pandemie im Jahr 2020 wurde Lohmiller & Company (Carrier West) vom Staat Colorado als systemrelevant eingestuft, so dass der Betrieb normal weiterging. Jedoch konnten Mitarbeiter in dieser Zeit wahlweise auch komplett von zu Hause arbeiten und dadurch an allen digitalen Workflows teilnehmen. Selbst heute erlaubt die moderne DMS-Technologie ein hybrides Arbeiten zwischen Homeoffice und Büro.