Ein Großteil der Mitarbeiter war lediglich mit der Sortierung und Archivierung von Unterlagen beschäftigt. Noch frustrierender war die Suche nach wichtigen Belegen, etwa wenn es von Kunden- oder Anbieterseite eine Rückfrage gab. Nicht selten waren die Berater mehrere Stunden damit beschäftigt, sich einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen, bevor sie anschließend – mit deutlicher Verzögerung – sich ihrer eigentlichen Aufgabe widmen konnten. Auch aufgrund der negativen Auswirkung auf die Service-Qualität begann die Geschäftsführung, sich nach Lösungen umzuschauen, die die papierbasierten Probleme beseitigten. Über eine Internet-Recherche stieß man auf DocuWare und den zugehörigen lokalen Realisierungspartner. Sowohl die Problemanalyse als auch der Lösungsvorschlag überzeugte das Unternehmen, so dass KMP Media nur einen Monat später über einen individuell konfigurierten Zugang zur DocuWare Cloud verfügte.

Digitale Kundenmappe auf Knopfdruck

Heute werden projektbasierte Unterlagen bei KMP Media nur noch selten ausgedruckt. Stattdessen verwendet man digitale Dokumente – im Bestellprozess etwa die von der Cloud-basierten Lösung bereitgestellten Web-Formulare. Sowohl Kunden als auch Anbieter füllen diese browserbasierten Formulare bequem am eigenen Bildschirm mit ihren Daten aus und übermitteln die Inhalte auf Knopfdruck an das digitale Archiv. Von dort kann der KMP-Berater die Dokumente einfach aufrufen und entsprechend weiterbearbeiten. Auch Kundenrechnungen werden vom Accounting-System Sage Evolution direkt in das digitale Archiv gedruckt und stehen gemeinsam mit anderen Unterlagen in der elektronischen Kundenmappe übersichtlich zur Verfügung.

Besserer Service für stärkere Kundenbindung

Dank des DMS-Einsatzes können sich sämtliche Mitarbeiter bei KMP Media wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, denn das Ablegen und Suchen von Unterlagen gehört heute der Vergangenheit an. Benötigt man ein Dokument, so kann es anhand von Indexdaten innerhalb von Sekunden am Bildschirm angezeigt werden. Besonders die einfache Benutzeroberfläche des Systems hat maßgeblich zur Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter beigetragen. Gleichzeitig ist die Geschäftsleitung in der Lage, Prozesse und Abschlüsse einfacher zu kontrollieren. Letztendlich konnte die Medienagentur ihren Service deutlich verbessern, was zu einer stärkeren Kundenbindung und höheren Umsätzen führt. Aufgrund der bisher durchweg positiven Erfahrungen weitete KMP Media den DocuWare Einsatz auf das Personalwesen aus: Die elektronische Archivierung hilft dem Unternehmen dabei, strenge Datenschutzbestimmungen einfacher einzuhalten und dadurch weitere Kosten zu sparen.