Der Startschuss fiel 2020

Der Leiter der Abteilung Rechnungswesen Vincent Puttemans hatte aus seinen vorherigen Tätigkeiten bereits Erfahrung mit derartigen Systemen. In seiner beruflichen Laufbahn erkannte er schnell die Vorteile der Digitalisierung in Bezug auf Zeitersparnis, Archivierung, Kontrolle und Prozessautomatisierung.

Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl Anfang 2020 auf DocuWare. Die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten, die Flexibilität und die Funktionalität der Lösung, die die Verwaltung aller Arten von Dokumenten, etwa Einkaufsrechnungen, Verträge, Kundendateien, Budgets usw., mit einer entsprechenden Verwaltung der Zugriffsrechte ermöglicht, haben die Teams überzeugt. Den Ausschlag für diese Lösung gab schließlich das Preis-Leistungs-Verhältnis, das im Vergleich zu Konkurrenzangeboten besser ausfiel. Nach einer Einführungsphase wurde die Lösung von den meisten Teams während des ersten Lockdowns im März 2020 eingesetzt. Alle Teams arbeiteten ab diesem Zeitpunkt im Homeoffice. Da Rechnungen problemlos von zu Hause aus bearbeitet und freigegeben werden konnten, waren die Mitarbeiter begeistert von der Lösung. 

Über 250 Mitarbeiter arbeiten täglich mit DocuWare

Inzwischen hat die Schule in einigen Abteilungen Homeoffice eingeführt, doch 80 Prozent der Mitarbeiter sind wieder im Büro. Die Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt, von zu Hause oder unterwegs auf DocuWare zuzugreifen und Rechnungen freizugeben. „Das ist eine neue Art zu arbeiten, die gut ankommt“, sagt Vincent Puttemans.

Mehr als 250 Mitarbeiter, darunter 20 Anwender mit Schlüsselfunktionen, verwenden das DMS täglich, sei es, um Dokumente abzurufen oder um sie zu freizugeben. Viele Abteilungen der Einrichtung nutzen DocuWare: Die Abteilung Finanzen/Buchhaltung in erster Linie für die Bearbeitung und Validierung von Rechnungen, die drei Rektoren für die Prüfung der Rechnungen ihrer Abteilung, die Abteilung Einkauf für die Validierung von Verträgen sowie die Bereiche Logistik und Gemeinkosten. So wird der automatisierte Workflow in den verschiedenen Abteilungen umfassend eingesetzt und unterstützt sowohl die Zusammenarbeit als auch die Beschleunigung von Freigabeprozessen.

Gute Zusammenarbeit mit dem DocuWare Partner

Vor allem die Unterstützung, Verfügbarkeit und schnelle Reaktion des DocuWare Vertriebspartners vor Ort waren entscheidende Faktoren für den Erfolg dieses umfangreichen Projekts, in das so viele Mitarbeiter der Einrichtung eingebunden waren. Die Geschäftsleitung ist mit dem Tool sehr zufrieden und prüft nun, ob DocuWare künftig auch für die Verwaltung von Personalakten eingesetzt werden soll.