Vor der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems bearbeitete das Transportunternehmen alle Dokumente manuell: Per E-Mail eingehende Aufträge wurden ausgedruckt und zusammen mit den postalischen Unterlagen an die zuständigen Sachbearbeiter:innen weitergeleitet und archiviert – insgesamt ein sehr zeitaufwändiger Prozess mit hohem administrativen Aufwand. Um mehr Ressourcen für die Kernaufgaben zu schaffen, suchte ETC daher nach einer digitalen Lösung: Aufträge, Eingangsrechnungen und Transportdokumente sollten automatisiert verarbeitet und archiviert werden und bei Bedarf auch für Fahrer:innen und Kunden einsehbar sein. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf alle Dokumente bei Audits und Betriebsprüfungen vereinfacht werden.

Zentraler Dokumenten-Pool

Die Wahl fiel auf das professionelle Dokumentenmanagement-System DocuWare, das an die bereits vorhandene Transport-Software Ixolution angebunden wurde.

DocuWare fungiert als zentrales digitales Archiv, in dem alle Dokumente archiviert, bearbeitet und verteilt werden können. Die Ablage der Unterlagen erfolgt weitgehend vollautomatisch.

Zentral eingehende Bestellungen werden gescannt, von DocuWare ausgelesen und entsprechend verschlagwortet im elektronischen Dokumenten-Pool abgelegt. Aber auch einzelne Belege lassen sich schnell und einfach archivieren. Um beispielsweise Frachtbriefe zu scannen, wurden die Fahrer des Unternehmens mit Tablets ausgestattet. Ein Foto genügt und schon ist das entsprechende Dokument ausgeschnitten, verschlagwortet und ins System übertragen.

Die Mitarbeiter:innen in der Zentrale können die elektronischen Belege anschließend sofort einsehen und weiterverarbeiten. Da die einzelnen Aufträge und Frachtpapiere je nach Anforderung zum Teil mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, übernimmt DocuWare auch die Langzeitarchivierung.