Zusätzlich schreibt die kolumbianische Aufsichtsbehörde strenge Sicherheitsstandards für die Archivierung und Weiterleitung sensibler Unterlagen vor. Mit dem papier- und E-Mail-basierten System ließen sich diese Vorgaben kaum zuverlässig erfüllen – ein erheblicher Stressfaktor für die Mitarbeitenden, besonders während der regelmäßig stattfindenden Audits. Auf der Suche nach einer Lösung entschied sich Comfenalco Valle Delagente schließlich für DocuWare Cloud. Aufgrund seiner hohen Funktionalität und einfachen Bereitstellung setzte es sich schnell gegen andere Produkte durch und konnte innerhalb kürzester Zeit eingeführt werden.
Digitale Postlösung für ein- und ausgehende Korrespondenz
Dank DocuWare ist die gesamte Dokumentenregistrierung und -weiterleitung heute weitgehend automatisiert. Eingehende Unterlagen auf Papier werden direkt nach Erhalt gescannt, elektronische Korrespondenz automatisch importiert. Anschließend übernimmt DocuWare die digitale Registrierung, Indexierung und Archivierung. Dabei erhält jedes Schriftstück einen virtuellen Eingangsstempel mit eindeutigem Aktenzeichen und wird vollständig indexiert im digitalen Archiv abgelegt. Die Weiterleitung an die Abteilungen erfolgt über elektronische Stempel mit vordefinierten Auswahllisten. Sobald ein Dokument einer Abteilung zugeordnet ist, informiert DocuWare die zuständige Sachbearbeitung per E-Mail. Auch die Organisation der ausgehenden Post ist einfacher geworden: Antwortschreiben, die von der Sachbearbeitung im Archiv abgelegt werden, erkennt DocuWare automatisch und übergibt sie im PDF-Format an die Plattform Andes Certified Mail. Von dort aus erfolgt der zertifizierte Versand mit Empfangsbestätigung – ganz ohne manuelles Eingreifen. Heute arbeiten elf Mitarbeitende in der zentralen Registrierung und über hundert weitere in den Abteilungen täglich mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem.
Messbare Vorteile
Durch die hohe Automatisierung und Produktivitätssteigerung konnte Comfenalco Valle Delagente den Aufwand für die Dokumentenregistrierung und -weiterleitung um rund 50 % reduzieren. Die Mitarbeitenden haben dadurch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben, was zu spürbar schnelleren Reaktionszeiten bei Korrespondenz und Anträgen führt – ein unmittelbarer Vorteil für die Mitglieder der Sozialkasse. Darüber hinaus gewährleistet DocuWare die vollständige Einhaltung aller Vorschriften zur Aufbewahrung, Verarbeitung und Informationssicherheit. Schon bei der Archivierung definiert das System Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Über die integrierte Suche lassen sich alle Vorgänge jederzeit lückenlos nachvollziehen: Digitale Bearbeitungsstempel zeigen, wann ein Dokument empfangen oder versendet wurde, wer beteiligt war und welches Ergebnis erzielt wurde. Für Comfenalco Valle Delagente bedeutet das vor allem eines: die Sicherheit, mit minimalem Ressourceneinsatz maximale Compliance zu gewährleisten – auch bei Audits durch Aufsichts- und Kontrollbehörden.
