Durchgängig digitaler Rechnungseingang
Heute verwaltet DocuWare zentrale Postfächer für jeden Mandanten und importiert die eingehenden Rechnungen automatisch. Papierbelege wie Werkstattrechnungen oder Bußgeldbescheide werden gescannt, elektronische Rechnungen direkt aus Outlook übernommen. DocuWare liest die Indexinformationen aller Rechnungen automatisch aus, ergänzt feste Werte wie den Mandanten, prüft auf Dubletten und legt die Belege revisionssicher im digitalen Archiv ab. Nach der zentralen Vorkontierung der Rechnungen durch die Buchhaltung startet der DocuWare Workflow und verteilt die Belege digital an die zuständigen Kostenstellen zur Freigabe. Bleibt ein Beleg länger als drei Tage liegen, eskaliert der Workflow ihn automatisch an die nächste Ebene. Nach der finalen Prüfung in der Buchhaltung werden die Rechnungsdaten zweimal täglich an DATEV übergeben, wo Buchung und Zahlung angestoßen werden. Eine erneute Dateneingabe in DATEV entfällt dadurch komplett. Mittlerweile arbeiten über 90 Anwenderinnen und Anwender aktiv mit der Lösung.
Weiteres Wachstum ohne Verwaltungsaufbau
Für die Belegschaft bedeutet die Einführung von DocuWare spürbar weniger Suchaufwand: Statt im Archivkeller nach Ordnern zu suchen oder parallele Listen zu führen, genügt eine Index- oder Volltextsuche, um jeden Beleg in Sekunden auf den Bildschirm zu holen — unter strikter Einhaltung aller Berechtigungen. Auf Prozessebene sorgen der klar definierte Workflow und das automatische Eskalationsmanagement dafür, dass Rechnungen in wenigen Tagen die Freigabe durchlaufen und Lieferanten pünktlich bezahlt werden. Gerade bei behördlichen Bescheiden erspart sich cambio damit viel Ärger, der früher durch verspätete Zahlungen entstand. Gleichzeitig bleibt das Unternehmen dem eigenen Anspruch treu, fair mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten umzugehen. Vor allem aber hat cambio mit DocuWare seine gewachsenen, komplexen Geschäftsprozesse erfolgreich in eine moderne mittelständische Struktur überführt — und damit eine tragfähige Basis für die nächsten Wachstumsschritte geschaffen. So lassen sich künftig auch zusätzliche Prozesse wie Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder das Vertragsmanagement Schritt für Schritt digitalisieren, ohne dass die Personalkosten parallel mitwachsen.
