Einfachheit überzeugt
Über das Systemhaus, welches die Druck- und Kopiersysteme der Firma betreute, lernte CADÍ DocuWare kennen. Die Einfachheit des Dokumentenmanagement-System (DMS) überzeugte das Unternehmen von Anfang an, ebenso die Möglichkeit, die gewohnten Arbeitsschritte nach Einführung des DMS beizubehalten. Die Lösung half damit, bereits gut eingespielte Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.
Mit der Verwaltung, dem Vertrieb und dem Qualitätsmanagement wurden insgesamt drei Unternehmensbereiche vollständig digitalisiert. Eingangsrechnungen, welche das Unternehmen heute im elektronischen PDF-Format erhält, werden direkt aus der E-Mail an den zentralen Dokumenten-Pool übergeben. Ausgangsrechnungen werden einmal wöchentlich aus dem ERP-System in einem automatischen Drucklauf erzeugt. DocuWare erkennt dabei automatisch den Dokumenten-Typ, liest an verschiedenen Stellen Indexbegriffe aus und legt den vollständig indexierten Beleg im digitalen Archiv ab. Bei Abrechnungen mit den Genossenschaftsmitgliedern geht CADÍ sogar noch einen Schritt weiter, denn das DMS kann die erstellten Unterlagen direkt per E-Mail an die Mitglieder verschicken. Das geht deutlich schneller als bisher und kommt damit der Genossenschaft als Ganzes zu Gute.
Freigesetzte Ressourcen gewinnbringend einsetzen
Die Vision eines einzigen zentralen Archivs, eines einzigen Originaldokuments und einer einzigen Version hat sich für CADÍ dank DocuWare erfüllt. Mitarbeiter können heute verschiedene dynamische Suchabfragen über das digitale Archiv realisieren. Die benötigten Belege stehen in wenigen Sekunden zur Verfügung. Auch für die Kollegen in der Zweigstelle in Barcelona ist der Arbeitsalltag deutlich einfacher geworden. Für die Planung der Vertriebsaktivitäten erhielten sie bisher Analysen und Reports nur einmal monatlich in Papierform. Heute können sie jederzeit über den Browser auf das komplette Informationsmaterial zugreifen, denn das sichere Online-Archiv ist auch für sie zu jeder Zeit verfügbar. So sparen sich Mitarbeiter wertvolle Vertriebszeit und beantworten Kunden- oder Konditionsanfragen direkt am Telefon. Lästige Rückrufe mit der Zentrale entfallen komplett. Dank DocuWare spart sich CADÍ damit täglich wertvolle Zeit, die gewinnbringend an anderen Stellen eingesetzt wird.
