An seine Grenzen kam dieses Zusammenspiel im Zuge der Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht. Zwar konnte das ERP-System elektronische Rechnungen erzeugen, der automatische Versand über die bisherige Lösung funktionierte damit jedoch nicht mehr. Der DocuWare Partner schlug daraufhin einen anderen Weg vor: den Rechnungsversand künftig direkt über DocuWare abzuwickeln. Dabei zeigte sich, dass sich die vorhandenen DocuWare Workflows auch für den elektronischen Rechnungsversand nutzen und gezielt erweitern ließen.
Elektronischer Rechnungsversand – vollautomatisch
Dafür wurde das Abfallwirtschaftssystem CONWIN über einen standardisierten Connector des Partners direkt an DocuWare angebunden. Die vom ERP-System erzeugten ZUGFeRD-Rechnungen erkennt DocuWare automatisch, liest sie aus und legt sie vollständig indexiert ab. Alle 90 Minuten prüft ein Workflow, ob neue elektronische Rechnungen zum Versand bereitstehen. Ist das der Fall, sucht DocuWare die dazugehörigen Wiegescheine, Frachtpapiere und Materialdeklarationen heraus und verschickt das komplette Paket über den hauseigenen E-Mail-Server an den Kunden. Parallel stehen die Dokumente im Kundenportal zum digitalen Abruf bereit.
Kundenservice, der in der Branche auffällt
Rund 250 Mitarbeitende aus Vertriebsinnendienst, Disposition, Waage und Faktura arbeiten heute mit DocuWare und bearbeiten über eine Million Dokumente im Jahr. Nachweise müssen sie weder suchen noch manuell zusammenstellen: Was zu einem Vorgang gehört, liegt vollständig vor und geht automatisch an den Kunden. Am wertvollsten ist für Buhck jedoch das Tempo der Umsetzung: Mit 40 Unternehmen, 21 Standorten und entsprechend unterschiedlichen Arbeitsweisen war es ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Flexibilität der vorhandenen DocuWare Lösung hat maßgeblich dazu beigetragen, die Anforderungen zügig umzusetzen – und das ohne zusätzliche Software. Die Wirkung reicht dabei über die Pflicht hinaus, denn die Lösung schafft die Grundlage, den Dokumentenversand künftig noch stärker kundenindividuell zu gestalten – beispielsweise durch den automatisierten Vorabversand von Wiegebelegen. Damit lässt sich der Kundenservice perspektivisch weiter ausbauen.
