Also begab man sich erneut auf die Suche und entdeckte über Empfehlungen DocuWare. In den Augen der Verantwortlichen ein überaus fortschrittliches und zukunftsorientiertes Unternehmen, das über ein hervorragendes Produktportfolio verfügt. Die Cloud-basierte Lösung „Made in Germany“ erfüllte alle Ansprüche: Die Software konnte sowohl bei Schnelligkeit als auch beim Funktionsumfang punkten, insbesondere bei der kritischen E-Mail-Archivierung. Ebenso war die Cloud kostengünstiger als traditionelle Server und Lizenzen. In wenigen Wochen passte das DocuWare Professional Service-Team die Lösung an die internen Abläufe der Abteilungen Verwaltung, Reservierungen und Gruppen- und Incentive-Reisen an. Der komplette Altbestand des Archivs inklusive Metadaten wurde ebenso in das digitale Archiv übertragen – zunächst über 400.000 E-Mails, anschließend alle anderen PDF- und Office-Dateien.

Zugriff auf komplette Kundenkorrespondenz

Heute werden automatisch alle E-Mails aus dem allgemeinen Outlook-Postfach archiviert. Jährlich sind das über 460.000 Nachrichten, oftmals mit zusätzlichen Anhängen. Wichtige Informationen wie Absender, Betreff oder Datum werden automatisch ausgelesen und als Indexfelder übernommen. Anschließend landet die elektronische Post in der Aufgabenliste des Empfangs, wo die einzelnen Nachrichten innerhalb eines Workflows an die verschiedenen Abteilungen verteilt werden. Falls es sich um Anfragen zu bestehenden Reservierungen handelt, können Mitarbeiter die Mails auch mit der Reservierungsnummer aus dem B.R.A.I.N.S.-Buchungssystem verknüpfen. In diesem Fall sind die Nachrichten später direkt über diese B.R.A.I.N.S.-Nummer abrufbar, erscheinen also gemeinsam mit allen anderen Informationen unter der jeweiligen Buchung. Meldet sich ein Kunde telefonisch, so kann jeder Anwender die Anfrage entgegennehmen und dank komplettem Zugriff auf die E-Mail-Korrespondenz auch schnell und kompetent bearbeiten. Gleichzeitig erfüllt DocuWare Cloud sämtliche Vorschriften einer langfristigen Archivierung beziehungsweise eines automatischen Löschens gemäß geltendem südafrikanischen Datenrecht.

Ausgeklügeltes Rechtesystem für mehr Sicherheit

Der schnelle Zugriff auf sämtliche Reservierungsdokumente per Mausklick ist der wohl größte Nutzen der DocuWare Cloud. Unterlagen werden dabei schnell und präzise über die leistungsstarke Suchfunktion wiedergefunden. Gleichzeitig erlaubt das integrierte Rechtesystem eine genaue Aufschlüsselung der Zugriffsberechtigungen. So können etwa Kreditkarten- oder Zahlungsinformationen nur von zwei autorisierten Anwendern eingesehen werden. Auch das gehört zu einem vollständigen Dokumenten-Management.