In puncto Büroorganisation hat sich der Club im Sommer 2020 durch Einführung von DocuWare modern und anpassungsfähig für komplexe Organisationsstrukturen aufgestellt. Die Mandantenfähigkeit zur Abbildung einer Konzernstruktur mit zwölf Unternehmen war ein Killerkriterium bei der Softwareauswahl. Die Hauptgesellschaft, die für alle Firmen und Vereine die Buchhaltung und das Personalwesen managt, ist die BBU '01 GmbH mit dem Profiteam ratiopharm ulm, benannt nach dem in Ulm beheimateten Hauptsponsor.

Das komplexe Firmen- und Vereinskonstrukt umfasst neben drei Vereinen verschiedene Firmen wie unter anderem die OrangeCampus GmbH, die auch Flächen für ein großes Fitness-Studio (4000 Mitglieder) beziehungsweise für Büros vermietet, Die OrangeService GmbH betreibt Konferenzräume sowie das hauseigene Restaurant „ClubHouse“ im OrangeCampus. Die Top Development GmbH kümmert sich um die sportliche Konzeption, das Scouting von Talenten und internationale Trainingscamps. Die OrangeZone GmbH liefert Agenturleistungen, etwa im Grafikbereich.

Feinstrukturierter Workflow

Beim Rechnungsworkflow wurde diese komplexe Organisation feinstrukturiert abgebildet. Heute landen alle eingehenden Rechnungen in einem digitalen Briefkorb. Dabei kommt die große Mehrheit der Rechnungen (ca. 90 Prozent) per E-Mail herein, der Rest wird mit Multifunktionsdruckern eingescannt. Die durch Intelligent Indexing vorkontierten Rechnungen werden in der Buchhaltung von den für die einzelnen Firmen zuständigen Buchhalter:innen in den entsprechenden Prüfungs-Workflow geschickt. Dabei geht es um sehr unterschiedliche Themen, etwa die Werbemittel – von Fähnchen und Klatschpappen bis zu Plakaten und Bodenbeklebungen –, die an die Werbepartner desClubs weiter zu berechnen sind, oder um Mieten für die Wohnungen der Profispieler, die lohnrelevant sind. Die Folgewirkungen von verschiedenen Rechnungen werden mit Kommentarfeldern abgebildet. Nach der Freigabe in einem zweistufigen Workflow werden die Rechnungen in der Buchhaltung noch mit der richtigen Kostenstelle versehen und an die DATEV-Buchhaltungssoftware übergeben. Über 500 Rechnungen werden so monatlich verarbeitet.

Neben klaren Prozessen und Zuständigkeiten, Übersichtlichkeit und Transparenz hebt der Master of Coin als wichtigen Effekt von DocuWare das gestiegene Kostenbewusstsein hervor. Da alle Verantwortlichen ihre Rechnungen zur fachlichen Prüfung erhalten, seien sie wirtschaftlich näher dran und bekämen ein besseres Gefühl, was die Sachen kosten.