Elektronisch eingehende Rechnungen wurden von der Buchhaltung zur Bearbeitung ausgedruckt und anschließend manuell erfasst. Ähnlich sah es in der Personalabteilung aus. Dort wurden die handschriftlich ausgefüllten Stundenzettel der landwirtschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst eingescannt, um die erfassten Belege später einzeln zu kontrollieren und in das Abrechnungssystem zu übertragen. Dies führte nicht nur zu einem erheblichen Zeitverlust und vielen Übertragungsfehlern durch manuelle und sich wiederholende Tätigkeiten, sondern auch zu einer hohen Inflexibilität: Da die Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung für ihre Arbeit physischen Zugriff auf die Dokumente benötigten, mussten sie praktisch ständig im Büro anwesend sein.
Integrierte Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
Mit DocuWare ist es Banfi gelungen, viele unternehmensinterne Prozesse vollständig zu digitalisieren. Heute erfasst das DMS eingehende digitale Rechnungen, liest die buchungsrelevanten Daten aus und archiviert die Belege automatisch im elektronischen Dokumenten-Pool. Über eine entsprechende Integration übergibt DocuWare die ausgelesenen Rechnungsdaten im gleichen Schritt an die bei Banfi eingesetzte Buchhaltungssoftware. Auch die dort erstellten Ausgangsrechnungen übernimmt DocuWare, legt eine Kopie im Archiv ab und versendet die Rechnung als PDF an den Endkunden. Dabei synchronisiert die Lösung die steuerrelevanten Daten aller Ein- und Ausgangsrechnungen gemäß den italienischen Vorgaben mit dem entsprechenden System der zuständigen Finanzbehörde – eine eigens dafür bereitgestellte Schnittstelle macht es möglich. Gleichzeitig liefert das DMS regelmäßig statistische Auswertungen, mit denen die Verwaltung die finanzielle Situation aller Ein- und Ausgangsrechnungen genau nachvollziehen kann.
Transparenz durch digitale Zeiterfassung
Für die Erfassung der Arbeitszeiten steht den Mitarbeitenden in der Landwirtschaft über DocuWare ein Web-Formular zur Verfügung, das sie über ihr Smartphone oder am PC aufrufen und mit wenigen Klicks ausfüllen können. Nach der Erfassung der Arbeitszeiten versendet das System automatisch eine E-Mail, die den Eingang der jeweiligen Meldung bestätigt. Die Verwaltung wiederum verfügt stets über tagesaktuelle Informationen zu den geleisteten Arbeitsstunden und kann die anfallenden Lohnkosten zeitnah ermitteln.
Schnelles Arbeiten, sicheres Archiv
Die Digitalisierung der Prozesse bringt dem Weingut Banfi viele Vorteile. DocuWare übernimmt sowohl die Dokumenten- und Datenerfassung als auch die Weiterleitung wichtiger Informationen und sorgt so für schnelle Abläufe. Übertragungsfehler und Verzögerungen durch manuelle Datenübernahme gehören der Vergangenheit an. Auch in puncto Datensicherheit ist der elektronische Dokumenten-Pool der manuellen Verwaltung deutlich überlegen. Mit DocuWare erfüllt Banfi mühelos die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und sichert sensible Dokumente von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden in einer sicheren und professionellen Archivumgebung.
