Mehr Transparenz für bessere Preisverhandlungen
Der größte Nutzen für die Anwender ist die Möglichkeit, über DocuWare alle bisherigen Einkaufskosten schnell und einfach zu recherchieren. So stellten die Einkäufer nach der Digitalisierung der Buchhaltung fest, dass in verschiedenen Filialen unterschiedliche Preise vom selben Anbieter verlangt wurden. Mit dieser Information wurden die Einkaufskonditionen neu verhandelt, so dass ab sofort alle Niederlassungen einen fairen Preis für ihre Artikel erhalten. Außerdem können die Mitarbeiter in der Buchhaltung jederzeit überprüfen, wo sich eine Eingangsrechnung gerade innerhalb des Freigabeprozesses befindet. Mit Papierakten war dies undenkbar. Heute sind mithilfe umfangreicher Suchfunktionen Informationen sofort verfügbar. Ruft ein Lieferant etwa wegen einer ausstehenden Zahlung an, so können Rückfragen meist noch während des Telefonats geklärt werden.
Einfache Prüfungen und mehr Büroraum
Da mittlerweile sämtliche Belege digital einsehbar sind, können Mitarbeiter auch auf alle Bestellungen direkt zugreifen. Ob etwa ein eingekaufter Artikel defekt war oder eine zu geringe Menge geliefert wurde, wird heute innerhalb von Sekunden geklärt. Auch die korrekte Ausstellung von Gutschriften ist auf diese Weise kontrollierbar. Bei Adams Fairacre Farms schätzt man, dass man im bisher papierbasierten Verfahren innerhalb eines Arbeitsablaufes mindestens zehn Mal auf eine Rechnung zurückgreifen musste. Heute sind es im Durchschnitt nur noch drei Zugriffe. Auch Bilanzprüfungen werden mit DocuWare um ein Vielfaches einfacher, denn selbst berechtigte Prüfer können die umfangreichen Suchfunktionen verwenden, etwa für einen Lesezugriff auf relevante Belege. Das erspart vor allem dem Buchhaltungsteam viel Arbeit. Nicht zuletzt wird der DMS-Einsatz auch direkt in den Räumlichkeiten des Unternehmens sichtbar. Die 30 Aktenschränke, in denen Adams Fairacre Farms bisher Rechnungen bis zu 18 Monate lang aufbewahren musste, sind heute zusätzlichem Büroraum gewichen.
