Alle Dokumente zu einem Vorgang sofort griffbereit zu haben, lässt sich einfach regeln. Dafür müssen Sie diese weder kopieren noch mehrfach ablegen. Denn in DocuWare entstehen und füllen sich Projektakten fast von selbst.
Vielleicht kennen Sie das: Von der ersten Besprechung bis zum Abschluss eines Projekts fallen zahlreiche Dokumente an, die über Wochen und Monate jongliert, bearbeitet, geprüft, freigegeben und ausgetauscht werden. Briefe, Protokolle, Angebote, Rechnungen und Verträge sammeln sich in unterschiedlichen Ordnerstrukturen, E-Mail-Postfächern, Laufwerken oder Klarsichtfolien – oft sogar doppelt und dreifach abgelegt von verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichen.
Vermeiden Sie solche Informationssilos, indem Sie projektbezogene Dokumente zentral in DocuWare speichern, bearbeiten und wiederfinden. Dazu benötigen Sie lediglich ein Ordnungskriterium, das bei der Ablage die Verbindung zwischen den Dokumenten herstellt: zum Beispiel das Indexfeld „Projekt“, „Vorgangsnummer“ oder „Kunde“ – je nachdem, mit welchen Kategorien Sie arbeiten. Dieses Indexfeld wird in allen relevanten Ablage- und Suchdialogen ergänzt und ermöglicht so auf einfache Weise den projektbezogenen Zugriff auf die Dokumente, ohne die gewohnten Ablagestrukturen ändern zu müssen:
Dokumente bei der Ablage einem Projekt zuordnen...
... Dokumente projektbezogen aufrufen.
Ordneransicht für Projektakten
Ideal für die projektbezogene Ablage und Recherche ist zusätzlich der Zugriff über eine flexibel definierbare Ordneransicht in DocuWare. Als erste Ordnerebene dient der jeweilige Eintrag im Indexfeld „Projekt“. Als nächste Unterebene bietet sich beispielsweise die Art des Dokuments an. Über welche und wie viele Indexfelder Sie die Struktur Ihrer Projektordner definieren, ist dabei beliebig konfigurierbar.
Zugriff auf Projektakten über eine Ordneransicht...
... Beispiel für die zweite Ordnerebene in der Projektakte.
Ordner, die sich selbst anlegen
Besonders praktisch: Sobald Sie das erste Dokument zu einem neuen Projekt ablegen, wird der Ordner für das neue Projekt automatisch angelegt. Die darin enthaltenen Unterordner entsprechen allen Dokumenttypen, die Sie zu diesem Projekt ablegen. Angenommen also, Sie haben bisher Briefe, Angebote, Verträge und Protokolle zu den Projekten Alpha, Beta und Gamma in DocuWare abgelegt, sehen Sie im Ordnerbereich die Projektakten Alpha, Beta und Gamma und darunter die jeweiligen Ordner Brief, Angebot, Vertrag und Protokoll. Sobald Sie nun beim Ablegen eines Dokuments das Indexfeld „Projekt“ mit Delta füllen, erscheint zusätzlich der Ordner Delta.
Dokumente direkt im Projektordner speichern
Über die Ordneransicht können Sie Dokumente nicht nur projektbezogen suchen, sondern auch ablegen. Dazu ziehen Sie diese einfach aus einem Briefkorb, Ihrem Dateisystem oder auch Outlook per Drag & Drop auf den entsprechenden Projektordner oder Unterordner. Sofort öffnet sich der Ablagedialog, in dem die entsprechenden Indexfelder (in unserem Beispiel „Projekt“ und „Art des Dokuments“) bereits ausgefüllt sind und Sie weitere Indexeinträge einfach ergänzen:
Ein Dokument wird per Drag & Drop in der Projektakte abgelegt...
Die entsprechenden Indexfelder im Ablagedialog wurden automatisch gefüllt.