Digitale Rechnungsprozesse schaffen Transparenz, minimieren Fehler und verkürzen die Durchlaufzeiten. Buchungen erfolgen kontinuierlich und der lästige Arbeitsstau am Monatsende entfällt. Wie Sie Ihre Buchhaltung mit einer in den Freigabeprozess integrierten Vorkontierung zusätzlich beschleunigen, erfahren Sie hier.
Ein großer Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die automatische Erfassung von Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum, Belegnummer und Beträgen, die wiederum per Export oder Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können. Wenn Sie diese Daten im Verarbeitungsprozess zusätzlich mit weiteren Kontierungsinformationen anreichern, macht dies Ihren Prozess noch effizienter und reduziert manuelle Dateneingaben und Fehler auf ein Minimum. Die Kontierung erfolgt hierzu komfortabel über ein Tabellenfeld, das direkt in die Workflowaufgaben eingebunden wird:
Kontierung per Auswahlliste und Klick im Dokument
In unserem Beispiel wird die Kontierungsmöglichkeit beim Abschluss der Rechnung angezeigt. Sie könnte aber auch bereits in den Freigabeprozess oder sogar in den Ablagedialog integriert werden. Die Beträge und den Buchungstext lassen sich mit der Funktion One Click Indexing einfach aus dem Dokument in die Tabelle übernehmen. Kostenstellen, Konten und Steuerschlüssel wählen Sie über eine Auswahlliste aus – hinterlegt werden können zum Beispiel die Aufwandskonten des Kontenrahmens SKR04 und die kodierten Steuerkurzschlüssel von DATEV oder beliebige andere.
Tipp: Ist die Auswahlliste sehr lang, gelangen Sie über eine Sternchensuche im jeweiligen Feld schnell zum gewünschten Eintrag. Selbstverständlich ist es möglich, die Rechnung aufzuteilen und für jeden Teilbetrag eine neue Kontierungszeile hinzuzufügen.
Kontierungsvorschläge nutzen
Noch komfortabler funktioniert die Kontierung, indem Sie automatisierte Buchungsvorschläge nutzen, die Sie nur noch anpassen oder bestätigen müssen. Dazu kann sich DocuWare beispielsweise die Kontierung der jeweils letzten Rechnung eines Lieferanten merken, um die Tabelle automatisch zu füllen. Alternativ ist es aber auch möglich, für jeden Lieferanten eine feste Vorbelegung der Tabellenfelder zu definieren, die dann standardmäßig eingetragen wird.
Weitere Tipps und Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Tutorial-Video Finale Rechnungsprüfung und Kontierung.