Splitbuchung: Schneller mit Tabellenfeldern arbeiten

Rechnungspositionen in DocuWare übertragen, dafür sind Tabellenfelder prädestiniert. Die Handhabung der Zeilen – ob einfügen, leeren oder duplizieren – ist ganz intuitiv. Nutzen Sie die neuen Optionen schon?

Hintergrund: Was sind eigentlich Tabellenfelder?

Ein Tabellenfeld besteht aus mehreren Feldern, die im Web Client als Spalten der Tabellen angezeigt werden.

Tabellenfelder lassen im Ablagedialog oder bei Workflowaufgaben einbinden, um Indexbegriffe praktisch über Spalten einzutragen. Häufiger Anwendungsfall ist die Splitbuchungstabelle im Kontext der Rechnungsverarbeitung. Mit Spalten für Posten, Stückzahl, Stückpreis und Gesamtpreis werden die Rechnungspositionen abgebildet, über eine weitere Spalte Kostenstelle läuft die Freigabe des Kostenstellenverantwortlichen und die spätere Buchung. Mehr zum Splitbuchungsprozess.

Wie andere Indexfelder auch, werden Tabellenfelder zentral von Ihrem Administrator angelegt. Die Spalten sind also fest vorgebegeben, die Zeilen der Tabelle können je nach Bedarf vom Nutzer individuell erweitert werden.

Jetzt praktische Toolbar nutzen

Beim Übertragen der Rechnungsdaten in DocuWare geht es nun darum, die Zeilen zu füllen: Pro Rechnungsposten eine Zeile im Tabellenfeld. Mit One Click Indexing sind die benötigten Daten schnell ausgewählt und garantiert ohne Tippfehler im System.

Die Darstellung und Handhabung der Zeilen haben sich mit den DocuWare Versionen 7.5 und 7.6 deutlich verbessert. Sobald Sie mindestens eine Zeile markieren, wird die Toolbar angezeigt. Das sind Ihre Möglichkeiten:

1. Neue, leere Zeile unten hinzufügen (auch möglich, wenn keine Zeile markiert ist)
2. Über der markierten Zeile wird eine neue, leere Zeile eingefügt
3. Zum Duplizieren markieren Sie zunächst die gewünschten Zeilen. Die neuen duplizierten Zeilen werden jeweils unter den Originalzeilen eingefügt und sind mit dem Inhalt der Originalzeilen gefüllt. Praktisch bei sehr ähnlichen Rechnungsposten.
4. Bei Leeren wird nur der Inhalt der markierten Zeilen gelöscht, die Zeilen bleiben erhalten.
5. Beim Löschen werden die Zeilen komplett gelöscht, also Zeileninhalt und die Zeile selbst.
6. Tabellenfeld maximieren, also vergrößert darstellen

Andere Leser fanden auch diese Artikel interessant:

One Click Indexing: Das Tool gegen Tippfehler und Zahlendreher Das Viewer-Werkzeug One Click Indexing ist perfekt, wenn Sie beim Archivieren noch ein paar Indexbegriffe vergeben müssen. Denn auch manuelle Indexierung geht mit DocuWare fehlerfrei und ohne Tippen.

Wiederkehrende Rechnungen einfacher handhaben im Workflow Für wiederkehrende Rechnungen benötigen Sie stets die gleichen Daten aus bereits abgelegten Dokumenten? Dann lassen Sie Ihre Workflow-Tabellen einfach mit Tabelleninhalten archivierter Rechnungen vorausfüllen.

In Teilbeträge einer Rechnung schnell zuordnen In DocuWare ist die fehlerfreie Zuordnung auch von zahlreichen Teilbeträgen einer Rechnung bei der Ablage schnell erledigt. Dafür verwenden Sie gefilterte Auswahllisten.