Das Werkzeug “One Click Indexing” ist perfekt, wenn Sie beim Archivieren noch ein paar Indexbegriffe vergeben müssen. Auch das manuelle Eintippen langer Namen oder Zahlenkombinationen erledigt sich damit im Handumdrehen. Sogar dann, wenn es um den längsten amtlichen Ortsnamen Europas geht.
Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ist ein kleines Dorf in Wales und vor allem aufgrund seines 58 Buchstaben langen Namens bekannt. One Click Indexing ist ein Standardwerkzeug im DocuWare Viewer, mit dem Sie auch noch so kniffelige Zeichen- und Zahlenfolgen als korrekte Indexwerte übernehmen. Und das ganz ohne lästiges Eintippen!
So funktioniert One Click Indexing
Sobald Sie auf einen Begriff in einem Dokument klicken, das im DocuWare Viewer geöffnet ist, wird dieser automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs eingetragen. Anschließend springt der Cursor selbstständig ins nächste Indexfeld des Ablagedialogs, sodass Sie sofort den nächsten Begriff per Klick übertragen können. Mehrere Begriffe – zum Beispiel Vor- und Nachname gleichzeitig – übernehmen Sie, indem Sie diese mit gedrückter linker Maustaste markieren. Mit gedrückter [Strg]-Taste können Sie auch Wörter, Daten und Zahlenfolgen an unterschiedlichen Stellen im Dokument markieren und dann entsprechend in ein Indexfeld übertragen.
Ist One Click Indexing bereits aktiviert?
One Click Indexing ist im DocuWare Funktionsumfang immer enthalten. Ob die Funktion eingeschaltet ist, erkennen Sie daran, dass Begriffe farbig hinterlegt werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger über ein im Viewer geöffnetes Dokument fahren. Ist dies nicht der Fall, aktivieren Sie die Funktion in Ihrer Viewer Werkzeugleiste über das ABC-Symbol.
Fehlt das ABC-Symbol in Ihrer Viewer Werkzeugleiste, können Sie dieses über das Hauptmenü im Bereich Profil & Einstellungen und Viewer einblenden. Mehr Infos dazu finden Sie hier.
Auch im Indexdialog, in Tabellen und bei Aufgaben verfügbar
One Click Indexing funktioniert nicht nur im Ablagedialog, sondern auch, wenn Sie bei einem bereits archivierten Dokument die Indexbegriffe ändern oder ergänzen und Felder in Workflow-Aufgaben füllen. Auch Beträge und einzelne Rechnungsposten in Tabellenfeldern lassen sich mit einem Klick mühelos eintragen.
Dateieigenschaften als Indexbegriff übernehmen
Sogar die Dateieigenschaften, die in der Fußzeile des Viewers angezeigt werden, können sie ganz einfach in ein Indexfeld übertragen. Dateiname, Dateityp und Dateidatum sind dort klickbare Bereiche.
Intelligent Indexing optimal antrainieren
Nutzen Sie One Click Indexing, wenn Sie mit Intelligent Indexing arbeiten und noch Indexfelder füllen oder korrigieren müssen. Intelligent Indexing lernt so schneller, als wenn Sie Begriffe eintippen würden.
Viele weitere Tipps und Tricks hierzu erhalten Sie in der Webinaraufzeichnung Zeit sparen mit Intelligent Indexing.