Intelligent indexing ist (fast) wie ein neuer Kollege: Mit guter Einarbeitung ist der Service schnell selbstständig und liefert beste Ergebnisse.
Intelligent Indexing erspart Ihnen monotone Dateneingabe und wertvolle Arbeitszeit, denn der Dienst erkennt automatisch Schlüsselinformationen in Ihren Dokumenten und schlägt sie als Indexbegriffe für die Archivierung vor. Damit dies reibungslos funktioniert, benötigt der Dienst gerade am Anfang Ihr Feedback. Anschließend steigt die Indexierungsqualität rasant mit jedem weiteren Dokument – der neue Kollege steht auf eigenen Beinen.
Falls bei Ihnen Intelligent Indexing noch nicht aktiviert ist, gibt’s hier Hinweise zur Konfiguration.
Nun aber die Einarbeitungstipps:
1. Nicht vorsagen, sondern zeigen, wo es steht
Intelligent Indexing lernt durch Ihre Korrektur. Grundsätzlich gilt dabei: Bei falsch oder nicht vollständig ausgelesenen Einträgen, sollten Sie Intelligent Indexing nicht einfach den richtigen Wert vorsagen (also über die Tastatur eingeben), sondern die Funktion One Click Indexing nutzen. Dadurch zeigen Sie dem Dienst, wo er die richtige Information zukünftig selbst finden kann. Andernfalls wird ‚der Kollege‘ faul und verlässt sich auch bei Folgedokumenten auf Ihre manuelle Eingabe.
Und so geht's:
- Klicken Sie im Ablagedialog in das unzureichend gefüllte Indexfeld – die Fundstelle des Indexeintrags im Dokument wird farblich hervorgehoben.
- Nun markieren Sie die richtige bzw. vollständige Textpassage im Dokument mit gedrückter Maustaste. Diese wird sofort in den Ablagedialog übertragen.
- Sie legen das Dokument ab. Intelligent Indexing merkt sich durch die Korrektur nicht nur den richtigen Begriff, sondern auch dessen Position. Schon bei dem nächsten entsprechenden Dokument indexiert der clevere Service korrekt.
2. Nichts Falsches beibringen
Verkehrt gelerntes ist nicht nur bei Menschen schwer wieder zu revidieren. Verwirren Sie Intelligent Indexing deshalb nicht durch falsches oder uneinheitliches Feedback.
Legen beispielsweise drei Mitarbeiter innerhalb eines DocuWare-Systems Rechnungen ab und der erste trägt dabei in das Indexfeld „Rechnungsbetrag“ den Bruttobetrag ein, der zweite nimmt stattdessen den Nettobetrag und der dritte Kollege füllt das Feld gar nicht, ist die Verwirrung perfekt. Auch ein echter neuer Kollege wüsste in dieser Situation nicht, was richtig ist. Genauso hat Intelligent Indexing keine Möglichkeit zu lernen, welche Werte als Indexdaten gewünscht werden.
Übrigens: Wurde ein Dokument mehrfach falsch durch Intelligent Indexing indexiert und abgelegt, müssen Sie die Korrektur des Eintrags entsprechend häufig durchführen. Das falsch gelernte wird dann nach und nach vergessen und der erneute Lernerfolg setzt ein.
3. Leserliche Information liefern
Was man nicht lesen kann, kann man auch nicht verstehen und umsetzen – das gilt auch für Intelligent Indexing. Die Treffsicherheit der Indexvorschläge ist maßgeblich von der Lesbarkeit des Dokuments abhängig. Daher empfehlen wir für optimale Ergebnisse eine Dokument-Auflösung ab 300 dpi. Andernfalls können leicht sogenannte OCR-Fehler auftreten. Das bedeutet, die Maschine erkennt zum Beispiel "i" oder "!" statt "I" oder liest statt "w" zweimal "v".
Auch bei solchen Fehlern ist es übrigens ratsam, den Eintrag mit One Click Indexing zu verbessern. Erst wenn die richtige Indexierung wieder nicht klappt, sollten Sie über die Tastatur manuell korrigieren. Kommt es häufig zu OCR-Fehlern, optimieren Sie am besten die Auflösung beziehungsweise die Scan-Einstellungen.
Und wenn Sie noch Unterstützung beim Onboarding ‚echter‘ Mitarbeiter brauchen: DocuWare sorgt auch hier für einen stressfreien Start .
