Sie arbeiten neu mit Workflow-Aufgaben und sollen damit Rechnungen freigeben oder andere Dokumente bearbeiten? Wie Sie am besten vorgehen und welche Bereiche für Sie wichtig sind, zeigt unser Praxistipp.
Wer das erste Mal mit Workflow-Aufgaben arbeitet, findet sich schnell in der DocuWare Oberfläche zurecht. Sie benötigen nur wenige Klicks, um Ihre Aufgaben zu überblicken und effizient anzugehen. Dazu hier ein Beispiel aus der Rechnungsverarbeitung.
So sehen Sie, welche Aufgaben für Sie anstehen
Wenn Sie den DocuWare Client geöffnet haben, gehen Sie in den Bereich Aufgaben (1). Die Zahl in dem Kreis macht auf den ersten Blick deutlich, wie viele Aufgaben für Sie anstehen. Gibt es neue Aufgaben, die Sie noch nicht geöffnet haben, ist die Markierung rot, ansonsten gelb.
Für jeden Workflow, in dem Sie aktuell Aufgaben zu erledigen haben, gibt es einen eigenen Reiter, auch Tab genannt (2). Die Nummer auf dem Tab (3) zeigt an, wie viele Aufgaben Sie in diesem Workflow zu bearbeiten haben. In unserem Beispiel sind das für den Workflow "Sachliche Prüfung" neun.
Ein Reiter pro Workflow
Wenn Sie einen Reiter anklicken, öffnet sich die Liste mit den Aufgaben, die Sie innerhalb dieses Workflows bearbeiten sollen. Haben Sie nur Aufgaben aus einem einzigen Workflow, steht dessen Name nicht auf einem Tab, sondern als einfache Überschrift über den Aufgaben.
Jede Aufgabe entspricht einem Dokument, zu dem Sie etwas entscheiden sollen, in unserem Beispiel ist das eine Rechnung. Die Spalte Aktivität zeigt an, was Ihre Aufgabe beinhaltet.
Per Doppelklick gleich das Dokument mit öffnen
Sobald Sie auf eine Aufgabe (4) klicken, sehen Sie im Bereich darunter Ihre Entscheidungsmöglichkeiten (5) für die Weiterverarbeitung des Dokuments. Noch besser ist ein Doppelklick, denn dann öffnet sich auch gleich das Dokument im Viewer (6).
Für jede Entscheidung gibt es eigene Vorgaben
Eine Aufgabe kann mehrere Entscheidungsmöglichkeiten umfassen, bei Rechnungen zum Beispiel das Prüfen der Angaben oder die Zahlungsanweisung. Wenn Sie neu mit Workflow-Aufgaben arbeiten, öffnen Sie am besten jede Entscheidungsmöglichkeit einmal per einfachem Klick und erhalten so einen Überblick über die Details Ihrer Aufgabe und wissen, wo Sie was einzutragen haben.
Sie müssen mindestens die Pflichtfelder, die Sie am Sternchen (*) erkennen, ausfüllen. Alle anderen Felder sind optional. Mit einem Klick auf Bestätigen schließen Sie die Aufgabe ab und die Rechnung verschwindet aus der Aufgabenliste. Wenn Sie gleich mehrere Aufgaben mit der gleichen Entscheidung bestätigen wollen, markieren Sie einfach alle Einträge aus der Liste und treffen Ihre Entscheidung.
Nutzen Sie das Kontextmenü
Machen Sie mal einen Rechtsklick auf eine Aufgabe und öffnen das Kontextmenü, das Ihnen zahlreiche weitere Funktionen bietet. Zum Beispiel können Sie eine bereits geöffnete Aufgabe wieder auf Ungelesen setzen. Oder Sie sehen die Workflow-Historie zu dem bearbeiteten Dokument ein, was aber auch mit dem Button Historie direkt über den Aktivitäten geht.
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