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Mit voller Transparenz voraus!

Von Wiebke Bortnik • 27. Februar 2019
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Sie müssen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien belegen oder wollen Dokument-Zugriffe auswerten? Mit DocuWare kein Problem. In der neuen Protokollierung sehen Sie alles, was sich in Ihrem DocuWare-System so tut.


Die aktuelle Version 7 von DocuWare beinhaltet eine neue Komponente, die Protokollierung. Dadurch haben Sie die volle Transparenz und können jederzeit nachvollziehen, was in Ihrem DocuWare-System passiert.

Ob auf Dokument-, Archiv-, Organisations- oder Systemebene - mit entsprechender Berechtigung sehen Sie zum Beispiel, wer wann welche Einstellungen geändert oder Dokumente abgelegt hat. Auch lässt sich leicht feststellen, von wem zu welchem Zeitpunkt ein Dokument gelöscht wurde.

Alle Protokollierungen können Sie sich im universellen CSV-Format herunterladen und für Auswertungen in vielen Programmen verwenden.

Protokollierung auf Dokument-Ebene

Jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer werden beispielsweise folgende Ereignisse protokolliert: Ablage, Indexänderung mit altem und neuem Wert, Anzeige, Druck, Versand per E-Mail, Anfügen von Anmerkungen etc.

Protokollierung auf Dokument-Ebene 

Die Dokument-Protokollierung öffnen Sie im Web-Client über das Kontextmenü des Dokuments, zum Beispiel innerhalb der Ergebnisliste. Der Menüeintrag heißt Historie. Dafür benötigen Sie das neue Archivrecht Dokument-Historie anzeigen. Dieses Recht ist in keinem vordefinierten Profil enthalten.

Archiv-, Organisations- und Systemprotokollierung

Auch auf diesen Ebenen werden alle Ereignisse jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer festgehalten. Ein paar Beispiele für mögliche Ereignisse:

  • Archiv: Neue Indexfelder, Änderungen bei Such- und Ablagedialogen sowie Ergebnislisten, neue Archivprofile etc. Zudem alle Dokumentereignisse innerhalb des Archivs.
  • Organisation: Neue Konfigurationen sowie Änderungen an bestehenden Konfigurationen, An-und Abmeldung der Benutzer (bei Standard-Einstellung jedoch deaktiviert).
  • System: Änderungen an Server-Einstellungen, Änderung an Zeitplänen für automatische Prozesse wie Transfer, Löschregeln, Synchronisation.

 

Archiv-, Organisations- und Systemprotokollierung

 

Die Protokollierung zu Archiv, Organisation und System rufen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration auf, und zwar im Bereich Allgemein. Für die jeweiligen Ebene benötigen Sie Admininistratorrechte.

Die Protokollierung steht bei DocuWare ab Version 7 immer zur Verfügung und benötigt keine Zusatzlizenz. Mehr Informationen zur DocuWare Version 7.

 

Topics: Neuigkeiten, Setup & Konfiguration

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