Sie stellen überrascht Änderungen an der Dokumentindexierung fest oder an Konfigurationen? Die bei DocuWare hinterlegten Protokollierung bietet Transparenz. Auch im Sinne der Revisionssicherheit.
Die Protokollierung bei DocuWare umfasst Zugriffe und Änderungen auf vielen Ebenen:
- Dokument
- Archiv
- Organisation
- System (nur bei On-Premises Systemen)
Mit entsprechender Berechtigung sehen Sie zum Beispiel, wer wann welche Einstellungen geändert oder Dokumente abgelegt hat. Auch lässt sich leicht feststellen, welche Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt in DocuWare angemeldet waren, inklusive der betroffenen Applikation, also im Web Client, bei DocuWare Desktop, der mobilen App oder direkt über die Platform.
Die Protokollierungsdaten lassen sich nicht nur zum Nachvollziehen einzelnen Ereignisse verwenden, sondern auch zur Auswertung der allgemeinen Nutzung des Systems: Wie viele Mitarbeiter sind täglich eingeloggt, wie oft wird ein bestimmtes Dokument geöffnet oder heruntergeladen und vieles mehr.
Alle Protokollierungen können Sie sich im universellen CSV-Format herunterladen und für Auswertungen in vielen Programmen verwenden.
Protokollierung auf Dokument-Ebene
Jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer werden beispielsweise folgende Ereignisse protokolliert: Ablage, Indexänderung mit altem und neuem Wert, Anzeige, Druck, Versand per E-Mail, Anfügen von Anmerkungen etc.
Die Dokument-Protokollierung öffnen Sie im Web-Client über das Kontextmenü des Dokuments, zum Beispiel innerhalb der Ergebnisliste. Der Menüeintrag heißt Historie. Dafür benötigen Sie das Archivrecht Dokument-Historie anzeigen. Dieses ist in dem vordefinierten Archivprofil „Owner“ enthalten.
Archiv-, Organisations- und Systemprotokollierung
Auch auf diesen Ebenen werden alle Ereignisse jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer festgehalten. Ein paar Beispiele für mögliche Ereignisse:
- Archiv: Neue Indexfelder, Änderungen bei Such- und Ablagedialogen sowie Ergebnislisten, neue Archivprofile etc. Zudem alle Dokumentereignisse innerhalb des Archivs.
- Organisation: Neue Konfigurationen sowie Änderungen an bestehenden Konfigurationen, An- und Abmeldung der Benutzer (seit DocuWare Version 7.6 inklusive betroffener Applikation).
- System (nur bei On-Premises Systemen): Änderungen an Server-Einstellungen, Änderung an Zeitplänen für automatische Prozesse wie Transfer, Löschregeln, Synchronisation.
Die Protokollierung zu Archiv, Organisation und System rufen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration auf, und zwar im Bereich Allgemein. Für die jeweiligen Ebene benötigen Sie Admininistratorrechte.
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