Entwerfen Sie Formulare, die von selber für korrekte Eingabe sorgen oder andere Formulare gleich mit ausfüllen. Dafür müssen Sie kein Programmierer sein. Fünf Tipps, wie nur mit Bordmitteln von DocuWare ein perfektes Formular gelingt.
Formulare sind nützlich: Sie erfassen strukturiert Daten und wenn sie in DocuWare als neue Dokumente im Archiv abgelegt werden, können sie auch gleich einen Workflow in Gang setzen.
Beliebt sind Formulare trotzdem nicht immer. „Zu unübersichtlich“, „zu lang“, „zu viel Arbeit“ lauten die Vorbehalte. Das muss nicht sein. Mit diesen fünf Tipps machen Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden das Ausfüllen von Formularen zum Vergnügen.
Ich sehe was, was du nicht siehst – nur die nötigen Felder einblenden
Tipp 1: Formulare, die stur alle Optionen abfragen, obwohl sie für den Benutzer gar nicht in Frage kommen, wirken überfrachtet und demotivieren schon auf den ersten Blick. Blenden Sie deshalb nur die Formularfelder ein, die für den Ausfüllenden relevant sind.
Das Formular im Vergleich: Links werden mit "Übernachtung: nein" nicht benötigte Felder ausgeblendet, rechts werden mit der Option "Übernachtung: ja" weitere Abfragen eingeblendet.
Die Logik dahinter entwerfen Sie im Formulardesigner mit einfachen Wenn-Dann-Operatoren:
Nur richtig ist wichtig – Eingaben validieren
Tipp 2: Fehlerhafte Daten im Archiv können dafür sorgen, dass Dokumente nicht im passsenden Kontext angezeigt werden oder sie bringen sogar Workflows ins Stocken!
Lassen Sie es gar nicht erst soweit kommen. Bringen Sie den Formularen bei, automatisch für korrekte Datenerfassung zu sorgen. Das Formular wird erst dann übermittelt, wenn alle Eingaben den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen.
Benötigt wird dafür nur eine so genannte Validierung, die Sie mit einem Klick über dieses in diesem Beispiel rot umrandete Symbol im Formulardesigner aufrufen:
Per Tab-Taste von Feld zu Feld – nutzen Sie Benutzerhinweise
Tipp 3: Wenn Ihre Kunden oder Mitarbeiter noch keine Übung im Umgang mit digitalen Formularen haben, helfen Tipps zur Benutzung im Formular. Weisen Sie die Ausfüllenden zum Beispiel darauf hin, dass man mit der Tab-Taste schnell von Feld zu Feld wechselt.
Um feste Texte einzufügen, bietet jedes Formularfeld die Einstellung Hinweise für Benutzer. Die passende Platzierung erfolgt automatisch.
Eine Eingabemaske – viele Formulare
Tipp 4: Um einen Vorgang im Unternehmen zu erledigen, sind häufig mehrere Formulare nötig. Kein Grund, die benötigten Daten auch mehrfach einzutippen! Sparen Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern Schreibarbeit.
Auch dazu ein Beispiel: Es findet eine Hausmesse statt. Jede, die sich anmeldet, erhält eine Buchungsbestätigung, eine Rechnung und einen Teilnehmerausweis. Dazu gibt die Teilnehmerin einmalig alle benötigten Daten ein und DocuWare verteilt die Daten automatisch auf alle Formulare.
Der Trick dahinter: Sie verknüpfen die Eingabemaske mit den relevanten Formularen, die dann automatisch befüllt werden.
Auch dazu ist keine Programmierung nötig: Sie laden nur die entsprechenden Vordrucke in DocuWare und ziehen mit der Maus die Bereiche auf, die verknüpft werden sollen.
Ein guter Tipp am Ende – für eine bessere Kundenbeziehung
Tipp 5: Blenden Sie nach der Übermittlung von einem Formular den Link auf eine Webseite ein, um auf relevante Informationen hinzuweisen oder dem Kunden neue Angebote zu unterbreiten.
Oder Sie bedanken sich und geben weitere Informationen.
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