Einmal eingerichtet und gültig für Ihr ganzes DocuWare System und alle User, die damit arbeiten: Die Organisationseinstellungen reichen von der Passwortsicherheit bis zur Aktivierung von Zusammenarbeitsfunktionen. Was nicht nur DocuWare Administratoren dazu wissen sollten.
In den Organisationseinstellungen ist Grundlegendes für die Nutzung von DocuWare in Ihrem Unternehmen festgelegt. Da hier auch Sicherheitsthemen wie Single-Sign-On und Passwortrichtlinien geregelt werden, haben nicht alle DocuWare Anwender auf diese Komponente der DocuWare Konfiguration Zugriff, sondern nur die mit der Berechtigung System- oder Organisations-Administrator. Wenn Sie Anregungen aus diesem Artikel in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, aber nicht die entsprechende Berechtigung in DocuWare haben, wenden Sie sich also bitte an Ihr Admin-Team.
Kollaboration
Zwei Funktionen, die die Zusammenarbeit bei Dokumenten in DocuWare erleichtern, müssen initial in den Organisationseinstellungen auf dem Tab Allgemein aktiviert werden, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen sie nutzen können.
In Office für das Web bearbeiten macht es möglich, an archivierten Microsoft Office Dokumenten live mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten. Bei einem abteilungsübergreifenden Projekt tragen beispielsweise alle Beteiligten während des Status-Meetings den aktuellen Stand ein, unabhängig davon, ob direkt im Besprechungsraum oder remote aus dem Home-Office. Und auch wenn Sie allein an einem Word-Dokument arbeiten möchten, ist es in „Office für das Web“ schnell erledigt. Mehr zu dieser Funktion von DocuWare Cloud.
Integration in Microsoft Teams: Das direkte Teilen von Links zu archivierten Dokumenten mit Microsoft Teams ist Bestandteil der Integration. Nutzen Sie die Funktion beispielsweise, um das Angebot eines Lieferanten in einer Projektgruppe zu teilen. Sie müssen DocuWare dazu nicht verlassen, und auch die in DocuWare definierten Berechtigungen greifen weiterhin. Denn Sie posten nicht das Dokument selbst, sondern nur einen Link darauf. Das Dokument bleibt sicher in DocuWare verwahrt. Mehr zur Anbindung von Microsoft Teams an DocuWare.
Arbeitszeit und regionale Einstellungen
Die organisationsweiten Einstellungen im Bereich Zeit & Sprache sind für automatisierte Prozesse, also Workflows, relevant. Sie betreffen E-Mails, die im Rahmen der Prozesse verschickt werden, und beeinflussen die Berechnung von Eskalationsfristen. Deaktivieren Sie beispielsweise im Rahmen der Einführung einer 4-Tage-Woche den Freitag als Arbeitstag, gehen Erinnerungsmails entsprechend früher raus.
Gut zu wissen: Die Einstellungen hier sind unabhängig von den Spracheinstellungen, die jeder User selbst für die Benutzeroberfläche vornehmen kann.
Für die Kodierung für CSV-Dateien, die aus DocuWare exportiert werden können, gibt es regional verschiedene Standards. Hier geben Sie die Kodierungsart an, die prinzipiell im Unternehmen verwendet werden soll. Beim CSV-Export von Ergebnislisten und bei DocuWare Export kann individuell auch eine andere Kodierungsart gewählt werden. Mehr zur Wahl der Kodierungsart für CSV-Dateien.
Tab Sicherheit
Hier geht es um die Sicherheit Ihres DocuWare Systems, nehmen Sie daher nicht unbedacht Änderungen vor. Die meisten Optionen betreffen die Anmeldung am System:
- Single-Sign-On: Für die Verbindung mit Ihrem Identity Provider, damit sich die Benutzer auch in DocuWare mit ihrem Firmen-Benutzernamen und -Passwort anmelden können. Möglich mit allen Identity Providern, die das Protokoll Open ID Connect unterstützen.
- Gast-Anmeldung: Für den Zugriff auf DocuWare als Gast ohne Eingabe von Zugangsdaten. Wenn Sie diese Option nutzen, schränken Sie die Rechte, die dem hinterlegten Gastbenutzer zugewiesen sind, Ihren Anforderungen entsprechend ein.
- Passwort-Richtlinie: Für die Anforderungen an die DocuWare Passwörter in Ihrem System wie Passwortlänge und Dauer der Gültigkeit.
- Passphrase: Für die Verschlüsselung von URLs im Rahmen von URL-Integrationen. Über eine verschlüsselte URL mit enthaltenem Benutzernamen und Kennwort ist auch eine automatische Anmeldung auf den Web Client möglich.
- Zeitüberschreitung: Für die automatische Abmeldung eines Benutzers bei Inaktivität.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Dateitypen generell für Ihr DocuWare System zu sperren. Entsprechende Dateien können dann weder in Briefkörbe importiert noch in Archiven gespeichert werden. Sie können dafür ganze Arten von Dateien ausschließen, wie z.B. Audio-Dateien, oder die Definition spezifisch anhand von Dateiendungen vornehmen.
Tiefergehende Informationen zu den Sicherheitseinstellungen sowie Konfigurationsanleitungen für die Verbindung von DocuWare mit Identity Providern erhalten Sie im Knowledge Center .
