Sie archivieren immer wieder ähnliche Dokumente, die sich nur in wenigen Indexwerten wie Datum, Vorgangsnummer oder Projekt unterscheiden? Sparen Sie sich die erneute Eingabe von sich wiederholenden Begriffen: Zwei praktische Autofill-Funktionen machen die Ablage schnell und effizient.
Inhalt:
1. Indexierung für mehrere Dokumente beibehalten
Wenn Sie mehrere Dokumente zu einem Thema oder Projekt auf einmal aus dem Briefkorb ablegen, erspart Ihnen die Funktion „Einträge beibehalten“ manuelle Arbeit und Zeit. Sobald Sie die Funktion aktivieren, werden alle Indexwerte für das nächste Dokument automatisch ausgefüllt und müssen nur noch bei Bedarf angepasst werden.
So geht's:
- Markieren Sie alle Dokumente im Briefkorb, die Sie mit einer ähnlichen Indexierung archivieren möchten, klicken Sie auf „Ablegen“ und wählen Sie ein Archiv aus.
- Öffnen Sie die Optionen des Ablagedialogs (über die drei Punkte neben dem Ablage-Button) und wählen Sie „Einträge beibehalten“.
- Geben Sie die Indexwerte für das erste Dokument ein und legen Sie es ab.
- Das nächste Dokument wird automatisch im Viewer angezeigt: der Ablagedialog ist mit den vorherigen Indexwerten gefüllt. Ändern Sie abweichende Werte und legen Sie das Dokument ab.
2. Indexierung automatisch vervollständigen
Oft sind im Archiv bereits Dokumente mit Indexwerten vorhanden, die für ein neues Dokument quasi übernommen werden können. Mit der Funktion „Indexierung vervollständigen“ ist es möglich, diese Werte mit einem Klick im Ablagedialog zu ergänzen.
So geht's:
- Markieren Sie das Dokument im Briefkorb, klicken Sie auf „Ablegen" und wählen Sie das Archiv aus.
- Geben Sie mindestens einen für das Dokument typischen Indexwert ein.
- Öffnen Sie die Optionen des Ablagedialogs (über die drei Punkte neben dem Ablage-Button) und wählen Sie „Indexierung vervollständigen“.
- DocuWare füllt nun die leeren Felder automatisch mit den Werten des letzten Dokuments aus, das die gleichen Indexwerte hat wie die, die Sie schon eingeben haben.
- Überprüfen Sie die ergänzten Begriffe und passen Sie sie bei Bedarf an das neue Dokument an.
Diese Funktion ist auch beim Archivieren von E-Mails aus Outlook in DocuWare verfügbar!
Eine weitere Möglichkeit, die Indexierung eines archivierten Dokuments übernehmen ist die Funktion Drag & Store. Sie können diese Funktion nutzen, wenn Sie einen zweiten Arbeitsbereich öffnen.