Ein Dokument aus mehreren machen? Das funktioniert in DocuWare mühelos über die Funktionen „Heften“ oder „Klammern“. Sogar verschiedene Dateiformate zusammenfügen, ist möglich. Lernen Sie die Unterschiede der praktischen Werkzeuge kennen.
Den Lieferschein der Rechnung beilegen, die Teilnehmerliste ans Protokoll hängen: Wo Sie bei Papierdokumenten Tacker oder Büroklammern aus der Schublade kramen, rufen Sie in DocuWare die Funktionen „Heften“ oder „Klammern“ auf. Diese stehen im DocuWare Briefkorb zur Verfügung, um zwei oder mehr Dokumente vor der Ablage in ein einziges zu verwandeln.
So geht’s:
Markieren Sie die gewünschten Dokumente im Briefkorb nacheinander mit gedrückter Steuerungstaste und öffnen dann per Rechtsklick das Kontextmenü, um die Funktionen „Heften“ bzw. „Klammern“ aufzurufen. Gut zu wissen: Die Reihenfolge, in der Sie die Dokumente markieren, entscheidet darüber, in welcher Reihenfolge die Dokumente zusammengefügt werden.
Heften vs. Klammern: Unterschiede, Einsatzmöglichkeiten, Rückgängigmachen
Heften: Digitaler Tacker für PDFs und gescannte Dokumente
Die Funktion Heften steht nur für PDFs zur Verfügung. Aus mehreren PDF-Dateien im Briefkorb wird so eine einzige, neue PDF-Datei generiert. Dies bietet sich zum Beispiel an, um einzelne gescannte Seiten zu einem Dokument zu verschmelzen.
Natürlich können Sie ein geheftetes PDF auch wieder entheften. Dabei wird dieses in lauter einseitige Dokumente aufgeteilt und durchnummeriert. Hatten Sie also ein zwei- und ein dreiseitiges PDF zu einem PDF mit fünf Seiten geheftet, werden daraus beim Entheften fünf PDFs mit je einer Seite.
Entheften funktioniert auch bei Dokumenten, die als Stapel in den Briefkorb gescannt wurden. So können Sie mehrseitige Dokumente in falscher Reihenfolge auseinanderpflücken, neu sortieren und wieder zusammenheften.
Klammern: Digitale Büroklammer für Dateiformate jeder Art
Klammern ist auch bei Dokumenten mit verschiedenen Dateiformaten möglich. So fügen Sie beispielsweise die Teilnehmerliste in Excel und die Agenda als PDF an ein Protokoll in Word. Die einzelnen Dateien bleiben dabei bestehen. Rufen Sie ein solch geklammertes Dokument im Viewer auf, können Sie in einem Rutsch durch die einzelnen Dateien blättern, ohne diese separat zu öffnen.
Sobald Sie das Dokument wieder entklammern, wird es in die ursprünglichen Dateien aufgeteilt. Sie erkennen geklammerte Dokumente sowohl im Briefkorb als auch im Archiv am Dokument-Icon mit der Büroklammer.
Übrigens: Auch wenn Sie eine E-Mail mit Anhängen archivieren und diese nicht einzeln speichern, erhalten Sie ein geklammertes Dokument.
Möglich ist auch, ein Dokument aus dem Briefkorb nachträglich an ein bereits archiviertes zu klammern. Hierfür rufen Sie die Klammern-Funktion über das Kontextmenü des archivierten Dokuments auf oder öffnen einen zweiten Arbeitsbereich und ziehen das Dokument aus dem Briefkorb per Drag & Drop auf das archivierte Dokument.
Zwei bereits archivierte Dokumente hingegen lassen sich nicht klammern; eines davon muss sich immer in einem Briefkorb befinden. Ebenso steht die Funktion „Entklammern“ nur im Briefkorb zur Verfügung. Um archivierte Dokumente hierfür erneut in den Briefkorb zu bekommen, verwenden Sie die Funktion „Kopieren nach“ aus dem Kontextmenü des archivierten Dokuments und wählen den gewünschten Briefkorb aus.