Mit docXporter exportieren Sie aus DocuWare Archiven wahlweise Dokumente, Indexdaten oder beides automatisch in Ihr Dateisystem, etwa um diese für Fremdsysteme bereitzustellen. Durch die flexible Ausgabestruktur für Dokumente und Daten lassen sich die komplexesten Szenarien abbilden.
Es gibt viele Situationen, in denen Dokumente und Indexdaten aus dem DocuWare Archiv ins Dateisystem exportiert werden müssen. Vielleicht sollen sie an Drittsysteme wie die Finanzbuchhaltung oder ein ERP übergeben werden. Oder sie sind für den Austausch mit externen Geschäftspartnern oder im eigenen Kunden-Rechnungsportal vorgesehen.
Inhalt:
- Flexibler Export-Helfer
- Dokumente bereitstellen
- In Ordnerstruktur oder als ZIP exportieren
- Flexible Filter
- Hybride Sicherung
- Für alle DocuWare Systeme
Flexibler Export-Helfer
docXporter erledigt den Export vollautomatisch in einem schlanken Prozess. Dabei können entweder nur die Dokumente, nur deren Indexdaten oder beides zusammen exportiert werden. Bei Dokumenten besteht die Option, diese mit oder ohne Stempel und Anmerkungen zu übergeben.
Alle Einstellungen nehmen Sie in einer XML-Datei vor, deren Vorgaben Sie Ihrem Bedarf anpassen. Die Features von docXporter erlauben einen flexiblen Export von Dokumenten und Indexdaten.
Dokumente bereitstellen
So exportieren Sie für die Bereitstellung in einem Fremdsystem beispielsweise die digitalen Belege eines Tages als PDF. Dabei legen Sie selbst fest, in welchem Format die Dokumente exportiert werden – im Originalformat, als PDF oder TIFF. Beim Export als PDF können Sie optional auch die DocuWare Stempel und Anmerkungen einbeziehen, zum Beispiel Kostenstellen für Ihre Steuerberatung.
In Ordnerstruktur oder als ZIP exportieren
Sie möchten die exportierten Dokumente einfach an Ihre Steuerberatung weiterreichen? Dann exportieren Sie Ihre Dokumente direkt als ZIP-Datei. Alternativ können Dokumente in einer Ordnerstruktur im Dateisystem bereitgestellt werden, die Sie über die Indexbegriffe des Archivs festlegen. So können Sie die Dokumente in Unterordner wie <Kunde> oder <Belegart> exportieren. Auch den Dateinamen definieren Sie in einer Kombination aus festen Werten und Indexdaten des Dokuments.
Flexible Filter
Die Dokumente, die exportiert werden sollen, filtern Sie ganz einfach, indem Sie diese auf Basis der Indexeinträge gezielt auswählen, etwa alle Ausgangsrechnungen der letzten 30 Tage. Um doppelte Verarbeitung zu vermeiden, lassen sich die Dokumente im Archiv per Indexeintrag als exportiert markieren.
Hybride Sicherung
Noch ein Vorteil: Als Cloud Kunde können Sie zusätzlich zu den Cloud-Backups bei Bedarf auch lokale Sicherungen aller oder ausgewählter Dokumente erstellen.
Für alle DocuWare Systeme
Zur Anbindung an DocuWare Cloud muss DocuWare docXporter lokal installiert werden. Dafür ist eine Zusatzlizenz erforderlich. Wenn Sie DocuWare als lokal installiertes System verwenden, steht Ihnen DocuWare docXporter als Zusatzmodul zur Verfügung.
Falls Sie auch an den Dokumenten-Import sehr spezielle Anforderungen haben, hilft Ihnen das Modul DocuWare storageRobot.