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Top 3 Tipps: Wie Sie mit DocuWare wertvolle Arbeitszeit sparen

Mit DocuWare managen Sie Ihre Dokumente effizient und beschleunigen Ihre Arbeitsprozesse signifikant. Doch wussten Sie, wie viel Zeit Sie einsparen, wenn Sie die Möglichkeiten von DocuWare richtig einsetzen? Sie werden staunen!

Im Folgenden haben wir drei klassische Anwendungsfälle skizziert, bei denen die Zeitersparnis mit DocuWare so richtig zu Buche schlägt. Angefangen von optimal aufeinander abgestimmten Workflows bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen über die Optimierung von alltäglichen Ablage- und Suchdialogen bis hin zum automatischen E-Mail-Import.

Auch bei auf den ersten Blick kleinen, täglichen Einsparungen kommt so über die Zeit ein ordentliches Plus zusammen - aber lesen Sie selbst!

Tipp #1: Gut geplant – 33 Stunden Arbeitszeit pro Veranstaltung gespart

Die Situation: Für die Anmeldung zur jährlich stattfindenden Führungskräfteveranstaltung füllen die Teilnehmer ein DocuWare Webformular aus. Die eingegebenen Daten werden automatisch in die vorgefertigten Bestätigungen wie Buchungsbestätigung, Zimmerreservierung, Teilnehmerausweis und Veranstaltungsprogramm übertragen und die entsprechenden Workflows in Gang gesetzt. Angenommen Ihre Mitarbeiter würden diese vier Dokumente manuell ausfüllen und abschicken, wären Sie pro Dokument vielleicht fünf Minuten beschäftigt.

Die Ersparnis mit DocuWare: Durch den Einsatz von DocuWare Forms und dem Workflow Manager können Sie hier viel wertvolle Zeit sparen: Bei vier Dokumenten und fünf Minuten Bearbeitungszeit pro Dokument ergibt dies bei 100 Teilnehmern in Summe 2.000 gesparte Minuten oder rund 33 Stunden Arbeitszeitersparnis pro Veranstaltung. Bei drei Veranstaltungen im Jahr sind dies 6.000 Minuten, also 100 Stunden, bzw. 12,5 Arbeitstage im Jahr.

Tipp #2: Die Auswahlliste bringt Ihnen stolze 41 Arbeitstage mehr pro Monat

Die Situation: Egal, ob Sie Dokumente suchen oder im Archiv ablegen – Eintippen der Such- bzw. Indexbegriffe gehört dazu. Mit der automatischen Vervollständigung von Begriffen, die DocuWare in Ablage- und Suchdialogen anbieten kann, reduzieren Sie diesen Aufwand erheblich. Kleinkram? Stimmt, aber Kleinvieh macht bekanntermaßen auch Mist und wie man an der folgenden Hochrechnung sieht, sogar ziemlich viel.

Die Ersparnis mit DocuWare: Ein Mitarbeiter sucht und archiviert durchschnittlich 50 Dokumente am Tag. Für ein Dokument mit durchschnittlich 6 Indexbegriffen (beim Archivieren mehr, beim Suchen weniger) benötigt man zum Eintippen ca. 4 Sekunden pro Begriff ohne Auswahlliste, also 24 Sekunden für das gesamte Dokument. Mit der Auswahlliste von DocuWare geht dies um einiges schneller: Pro Begriff dauert es nur noch zwei Sekunden pro Begriff, also insgesamt 12 Sekunden für das komplette Dokument. Ergo: Sie sparen 12 Sekunden pro Dokument, bei 50 Dokumenten sind das 600 Sekunden und somit 10 Minuten pro Tag und Mitarbeiter. Bei 20 Arbeitstagen monatlich beläuft sich die Ersparnis pro Mitarbeiter auf 200 Minuten, d.h. 3,3 Stunden. Bei 100 Mitarbeitern sparen Sie also jeden Monat rund 333 Stunden an Arbeitszeit ein. Das sind rund 41 Arbeitstage mehr, die Ihre Mitarbeiter künftig produktiv nutzen können, weil Sie beim Suchen und Ablegen die Auswahlliste verwenden.

Tipp #3: Gut 83 Arbeitstage monatlich sparen durch automatischen E-Mail-Import

Die Situation: E-Mails sind trotz Teams, Yammer & Co immer noch immer ein zentrales Kommunikationsmittel im Office. Grund genug, den automatischen E-Mail-Import von DocuWare zu nutzen. Hinzu kommt, dass Sie damit auch automatisch indexieren und weitere Workflows anstoßen können – wie z.B. den Freigabe-Workflow einer Rechnung.

Die Ersparnis mit DocuWare: Geht man davon aus, dass die Bearbeitung und Ablage bzw. Indexierung einer E-Mail ohne DocuWare E-Mail-Konnektor im Schnitt eine Minute in Anspruch nimmt, sparen Sie bei 20 E-Mails am Tag pro Mitarbeiter 20 Minuten an Arbeitszeit ein, wenn Sie den automatischen Import von Connect to Outlook oder Connect to Mail nutzen. Pro Woche sind dies pro Mitarbeiter 100 Minuten und pro Monat bereits 400 Minuten oder 6,6 Stunden Zeitersparnis pro Mitarbeiter. Bei 100 Mitarbeitern beläuft sich die Zeitersparnis auf 40.000 Minuten pro Monat. Dies entspricht 666,66 Stunden, bzw. 83,2 Arbeitstagen.

Wie Sie sehen, lohnt es sich durchaus, die vielen Möglichkeiten zu nutzen, die in DocuWare stecken. Probieren Sie es gleich heute aus!

Autorinnen: Katharina Leonhardt und Marion Kurtz

 

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