Dokumente im DocuWare Archiv kennen Sie, aber auch Datenbankeinträge? Was sind die Unterschiede? Wie erstellt man Datenbankeinträge? Und wozu kann man sie gebrauchen? Alle Antworten erhalten Sie hier.
Was ist ein Datenbankeintrag im DocuWare Archiv?
Ein Datenbankeintrag besteht aus einem Set an Indexbegriffen. Welche Indexbegriffe angegeben werden müssen, ist abhängig vom Archiv und den Indexfeldern. Es ist eigentlich wie die Indexierung zu einem Dokument – nur ohne Dokument.
Für Personalstammdaten in einem Rechnungsprüfungsszenario könnten es z.B. diese Daten sein:
Vorname | Name | Kostenstelle | Freigabelimit | Vorgesetzter
Wie erstellt man einen Datenbankeintrag?
Klicken Sie in einem beliebigen Briefkorb in den freien Bereich, der „Ablegen“-Knopf ändert sich zu „Datensatz erstellen“:
Wählen Sie dann das Archiv, in dem Sie den Datenbankeintrag erstellen wollen, und den passenden Ablagedialog. Hier geben Sie die gewünschten Daten ein. Eigentlich unterscheidet es sich kaum zum Archivieren eines Dokuments aus dem Briefkorb, nur der Viewer bleibt leer:
Anwendung 1: Als Steuerungsdaten im Workflow
Nutzen Sie die Datenbankeinträge als Hintergrundinformationen in Workflows. Bei einem bestimmten Schritt ‚schaut‘ der Workflow beispielsweise in den Personalstammdaten nach, wie hoch das Freigabelimit des Kostenstellenleiters ist. Hat die freizugebende Rechnung einen höheren Betrag, wird sie automatisch auch an den Vorgesetzten zur Freigabe geschickt. Mehr dazu
Anwendung 2: Basis für Auswahllisten
Auswahllisten beinhalten Vorschläge für die Indexierung, machen somit die Indexierung leichter und sorgen für einheitliche Indexbegriffe. Praktisch zum Beispiel für Kostenstellen oder Lieferantendaten. Basis für solche Auswahllisten können Datenbankeinträge in einem gesonderten Archiv sein. Haben Sie etwa einen neuen Lieferanten, erstellen Sie mit wenigen Klicks einen entsprechenden Datenbankeintrag und schon ist der Firmenname in der Auswahlliste enthalten, bei Ihnen und auch allen Kollegen.
Anwendung 3: Dokument später anhängen
Auch schon vor dem ersten Dokument können Sie mit einem Datenbankeintrag einen Geschäftsvorfall oder Workflow starten. Wenn das entsprechende Dokument später vorliegt, ziehen Sie es per Drag & Drop aus dem Briefkorb auf den Eintrag in der Ergebnisliste, ähnlich wie hier. Das Dokument bekommt dabei die Indexbegriffe des Datenbankeintrags, letzterer wird durch das archivierte Dokument ersetzt.
Tipps
Und zum Schluss noch zwei Praxis-Tipps zum Arbeiten mit Datenbankeinträgen:
- In der Ergebnisliste erkennen Sie einen Datenbankeintrag an dem Datenbanksymbol:
- Zum Ändern eines Datenbankeintrags klicken Sie einfach doppelt auf den Eintrag. Es öffnet sich direkt der Indexdialog, wo Sie Werte ergänzen oder ändern können.
