Sobald Dokumente manuell gesucht oder abgelegt werden, geht Zeit verloren oder Fehler treten auf. Das passiert auch beim digitalen Dokumenten-Management. Tippfehler im Dateinamen oder das Speichern des Dokuments an einem falschen Ort kann die Suche erschweren, sobald das Dokument erneut benötigt wird. Wie lässt sich das verhindern?
Ein durchdachter Ansatz bei der Integration des digitalen Enterprise Content Management (ECM) in die vorhandene IT-Landschaft des Unternehmens eliminiert viele potentielle Fehlerquellen und verkürzt somit die Suchzeiten nachhaltig. Dabei bringt die Integration der ECM-Lösung in die folgenden drei Anwendungssysteme die größten Vorteile für das Unternehmen:
1. Die Integration in das kaufmännische System: Die nahtlose Verbindung von ECM- und ERP-System eröffnet viele neue Wege zur Beschleunigung und Verbesserung der Buchhaltungsprozesse, weil über das ERP-System alle Informationen fließen, die an die Buchhaltung gehen beziehungsweise aus ihr stammen.
In der Debitorenbuchhaltung beispielsweise müssen keine Rechnungen mehr ausgedruckt und dennoch digitalisiert gespeichert werden. Stattdessen werden die Rechnungen virtuell in das ECM-System gedruckt, das es dann in der vom Kunden bevorzugten Weise – als PDF per E-Mail, als Fax oder als Brief – verschickt und automatisch eine Kopie für die firmeneigenen Unterlagen archiviert. Dies spart zum Beispiel viel Zeit bei Inkasso-Anrufen, da dann bei der Diskussion mit Spätzahlern alle relevanten Informationen auf Knopfdruck verfügbar sind: Die Rechnung, der Liefernachweis, die originale Bestellung und das erste Angebot. Weil außerdem die Fehler seltener werden, verkürzt diese Integration die Zahlungsdauer und verbessert den Cashflow.
Die Kreditorenbuchhaltung kann die Information dank dieser ECM-Integration einfacher in das ERP-System übertragen. Schon bei der Bearbeitung von Rechnungen und deren Genehmigung werden viele Daten erfasst, wie etwa der Firmenname des Lieferanten, seine Adresse oder der Rechnungsbetrag. Sind die Systeme nicht integriert, werden diese Daten normalerweise noch einmal in das ERP-System eingetippt. Erfolgt das automatisch, wird Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, weil Tippfehler ausgeschlossen sind und keine Eingaben vergessen werden.
2. Integration in das Customer Relationship Management: Digitale Brücken zwischen CRM- und ECM-System sorgen für Effizienz bei der Ablage von und Suche nach Dokumenten des Kunden wie Schriftwechsel, E-Mails, Bestellungen oder Reklamationen. Umgekehrt kann auch die eigene Korrespondenz mit dem Kunden verbessert werden, beispielsweise durch Vorlagen und Musterbriefe im ECM-System. Die CRM-Software ruft dann zum Beispiel ein Word-Dokument aus dem ECM-System auf, dessen Variablen wie Kundenname oder Adresse automatisch aus der Kundendatenbank ergänzt werden. Ist der Brief fertiggestellt, wird er vom ECM-System automatisch entweder per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und auf dem Postweg versendet – je nachdem, wie der Kunde es wünscht. Außerdem wird automatisch eine Briefkopie archiviert. Erfolgt der Ablauf manuell, gibt es viele Fehlerquellen beim Verschicken und Archivieren. Das ECM-System schließt Tippfehler beim Dateinamen aus. Falls mehrere Kopien des Briefes abgelegt werden sollen, sorgt das ECM-System auch automatisch dafür, dass diese Kopien auch wirklich erstellt und an den richtigen Stellen archiviert werden.
Dank ECM-Integration erfolgt die gesamte Archivierung und Verschlagwortung automatisch im Hintergrund. Das heißt: Es gibt auch keinen Ermessensspielraum bei der Eingabe der Metadaten mehr; vielmehr werden alle Metadaten vollständig und fehlerfrei angelegt, für Rechnungen beispielsweise Firmenname und Rechnungsnummer. Auf diese Weise sind die Metadaten des digitalen Archivs immer vollständig, korrekt und aktuell, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
3. Integration mit dem E-Mail-System: Kommt im Unternehmen Microsoft Exchange oder Outlook zum Einsatz, ist der E-Mail-Ordner eines jeden Mitarbeiters ein regelrechtes „Informationssilo“. Denn Informationen darin lassen sich nicht gemeinsam nutzen – außer sie werden weitergeleitet und damit auch vervielfacht.
Stattdessen können aber E-Mails, die für das Unternehmen relevant sind, auch in einem zentralen Dokumenten-Pool verwaltet werden, in dem sie dann allgemein zugänglich sind. Die Integration von ECM- und E-Mail-System erlaubt den Usern die selektive Archivierung ein- und ausgehender E-Mails in dieses zentrale Archiv. Dazu überwacht das ECM-System einen besonderen Archiv-Ordner in der Inbox des E-Mail-Clients, in den der User dann einfach die aufbewahrenswerten oder allgemein relevanten E-Mails zieht. Dieser Archiv-Ordner wird vom ECM-System verwaltet, das alle E-Mails darin automatisch zentral archiviert und auch mit Schlagworten versieht, über die diese E-Mails direkt wiedergefunden werden können. Von Vorteil ist auch, dass die E-Mails mit zusammengehörigen Dokumenten abgelegt werden können.
Für E-Mails an Kunden bietet die ECM-Integration im E-Mail-Client die Zusatzfunktion „Senden und Archivieren”. Klickt der User diese Funktion an, wird die E-Mail nicht nur an den Kunden verschickt, sondern gleichzeitig auch im ECM-System archiviert, wo dann auch Kollegen – abhängig von ihrer Berechtigung – Zugriff darauf haben.
Aus diesen Gründen ist ECM auch viel mehr als nur eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente und Geschäftsinformationen. Es wird zu einem vielseitigen Werkzeug für die effiziente Erfassung, Abfrage und gemeinsame Benutzung der Informationen. Die Integration der bereits vorhandenen IT-Systeme – insbesondere ERP, CRM und E-Mail – verspricht dann vielfältige Vorteile für das gesamte Unternehmen – in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer deutlichen Verbesserung der Informationsqualität.
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