Flussi di lavoro digitali per fatturazione e ordinazione
Un team di progetto interno ha analizzato e ottimizzato innanzitutto i processi di elaborazione esistenti e li ha digitalizzati. Nella verifica elettronica delle fatture, ad esempio, Rupp lavora già l’85% delle ricevute digitali per e-mail o in formato EDI (Electronic Data Interchange). DocuWare garantisce in questo contesto che lo stato di elaborazione di ogni fattura sia sempre accessibile e che i termini per gli sconti vengano rispettati. Anche la riordinazione del materiale d’imballaggio avviene tramite un flusso di lavoro digitale. L’operazione viene avviata tramite il sistema ERP, che emette un avviso quando vengono raggiunti i limiti di stock minimo in magazzino. Il reparto Acquisti avvia quindi automaticamente una richiesta per le quantità e alle condizioni d’ordine in base alle precedenti transazioni. Nel flusso di lavoro, qualora siano necessarie delle modifiche, i reparti specializzati coinvolti verificano le disposizioni degli ordini. Solo quando tutte le autorizzazioni sono state rilasciate, l’ordinazione viene avviata tramite il sistema ERP. Anche lo scambio di dati tra il personale dei servizi esterni e la sede centrale dell’azienda è stato semplificato: grazie alle app mobili i collaboratori possono scansionare e inoltrare le ricevute dei costi di trasferta tramite lo smartphone durante i loro spostamenti.
Conformità al GDPR
Il DMS elettronico è stato ampiamente accettato dal personale: oltre ai dieci utenti che lo impiegano assiduamente, altre 70 persone circa utilizzano la soluzione regolarmente. L’archivio digitale DocuWare è perciò ben radicato nella vita quotidiana dell’azienda e comprende attualmente circa 500.000 documenti, a cui se ne aggiungono ogni anno approssimativamente 100.000. Al contempo, il numero di utenti aumenterà progressivamente nei prossimi anni. Non da ultimo, per via della normativa europea sulla privacy (GDPR), la gestione elettronica sicura dei dati personali assume un’importanza crescente anche per l’Ufficio del personale, ad esempio per quanto riguarda il fascicolo digitale di un collaboratore. DocuWare protocolla già adesso il processo di assunzione dei nuovi collaboratori presso Rupp, in modo da documentare tutto senza lacune in conformità con il GDPR. La qualità e la trasparenza sono state sensibilmente ottimizzate in tutti i settori. Effetti, questi, legati non da ultimo a una migliore comunicazione e cooperazione tra i reparti specializzati.
