DÉMATÉRIALISATION DE CONTRATS

Une gestion des
contrats plus fluide
et transparente

Des documents originaux ont disparu ? Le délai de résiliation est dépassé ? DocuWare vous permet de mieux organiser vos contrats et de les stocker en toute sécurité, à l’échelle de toute l’entreprise.

Consulter le contenu des contrats en quelques secondes
Définir des workflows et des processus de validation automatiques
Disposer d’un archivage sécurisé et transparent

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Pas d’arbitraire, pas de tracas

Utilisez des critères d’archivage harmonisés pour vous assurer que les contrats sont archivés de manière claire dans toute l’entreprise et qu’ils sont disponibles dès que vous en avez besoin.
Assurez la cohérence à tous les niveaux et intégrez automatiquement les données des formulaires ou de votre CRM dans vos modèles de contrat. Cela vous évite de devoir taper ou copier-coller des données, une étape fastidieuse et surtout source d’erreurs.

Obtenez une vue d’ensemble à 360°

Obtenez en un clin d’œil un aperçu du contenu des contrats et de leur durée, sans perdre un temps précieux à chercher dans les e-mails et les dossiers.
DocuWare se charge également du travail de détective : la puissante recherche plein texte permet de trouver les détails du contrat du premier coup et de marquer les occurrences dans le document.

Des processus transparents sans va-et-vient

Attribuez des tâches selon des règles fixes ou ad hoc afin d’organiser en douceur la révision et l’approbation des contrats et de suivre leur état.
Ajoutez des notes et des commentaires aux contrats sans modifier l’original et assurez la traçabilité des décisions à long terme.

Un concentré de savoir-faire

Reliez automatiquement les contrats aux documents associés, tels que les offres, les devis et les courriers.
Accédez facilement aux informations dont vous avez besoin à partir de votre CRM, de Microsoft Teams ou de tout autre programme en appuyant sur un bouton.

Automatiser les rappels

Plus besoin de gérer les échéances des contrats à l’aide de tableaux Excel ou de calendriers : DocuWare vous informe dès qu’une action est nécessaire, ce qui vous permet de vous concentrer sereinement sur vos tâches principales.
Définissez individuellement quand vous souhaitez être rappelé et qui doit être averti.

Signez les contrats de manière numérique et légalement sécurisée

Apposez facilement votre signature à l’aide d’un tampon numérique pour finaliser rapidement les processus contractuels.
L’intégration fluide des signatures électroniques de DocuSign ou ValidatedID vous permet en outre de respecter les niveaux de sécurité les plus élevés lors de la signature de contrats.

Comment les contrats sont-ils stockés dans DocuWare ?

Les contrats sont stockés dans DocuWare dans une armoire électronique sécurisée et centralisée qui permet de chercher et de retrouver rapidement les documents. Les contrats peuvent être transférés dans le système par différentes méthodes, notamment la numérisation, le téléchargement de fichiers et l’importation par e-mail. En outre, DocuWare propose des intégrations flexibles avec d’autres systèmes, ce qui permet de stocker des contrats directement depuis d’autres applications dans l’armoire de contrats clairement organisée.

Qui a accès aux contrats dans DocuWare ?

L’accès aux contrats dans DocuWare peut être contrôlé individuellement en fonction du rôle, de la fonction et de la responsabilité de chaque personne dans l’entreprise. De cette façon, l’accès aux contrats confidentiels ou protégés peut être limité à certains services ou à certaines personnes autorisées afin de garantir la confidentialité et la sécurité des contrats.

DocuWare permet-il la gestion automatique des versions pour les contrats ?

Oui, la gestion automatique des versions peut être activée. Cela signifie que toute modification apportée à un document contractuel est enregistrée comme une nouvelle version. Vous avez ainsi accès à tout moment à toutes les versions antérieures du contrat et vous pouvez savoir qui a effectué quelles modifications.

En combien de temps pouvons-nous mettre en place la gestion dématérialisée des contrats ?

DocuWare propose des modèles et des configurations faciles à utiliser pour différents scénarios d'application, ce qui vous permet d'être opérationnel en quelques jours seulement. Bien entendu, DocuWare peut également être personnalisé. La durée de mise en œuvre de DocuWare dépend de la complexité des besoins de chaque entreprise.

En choisissant DocuWare, nous avons gagné en moyenne 2 semaines dans le traitement et la réception des contrats signés électroniquement. Le gain de temps est conséquent par rapport aux dossiers papier, autrefois envoyés par courrier ou via email.

Lire l'histoire du succès

Charlotte Barré
Chargée des Projets Innovants, Bâti-Confort

Nous avons fait le choix de DocuWare car nous avions besoin de nous adosser à un acteur solide, une solution crédible et légitime sur le marché qui s’est révélée la plus ouverte et la plus large en termes de fonctionnalités.

Lire l'histoire du succès

Marie-Laure Socquet
Directrice Générale, GESEC

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