La dernière mise à jour du module complémentaire DocuWare pour Microsoft Outlook offre aux clients trois nouvelles fonctionnalités :
- Envoyer et enregistrer pour enregistrer automatiquement un e-mail et ses pièces jointes lors de l’envoi
- Enregistrer les e-mails et les pièces jointes des boîtes aux lettres partagées pour permettre l’utilisation de l’application pour toutes les boîtes aux lettres accessibles
- Enregistrer des e-mails et des pièces jointes directement depuis des appareils mobiles
Envoyer et enregistrer
La fonction « Envoyer et enregistrer », bien connue du module DocuWare Connect to Outlook, est désormais disponible dans le module complémentaire DocuWare pour Microsoft Outlook. Elle permet aux utilisateurs de stocker leurs e-mails, y compris les pièces jointes, dans des bacs DocuWare directement au moment de l’envoi. Cette option peut être utilisée sur demande ou par défaut pour enregistrer automatiquement tous les messages électroniques.
Les utilisateurs doivent d’abord activer la nouvelle fonction de sauvegarde dans la section « Paramètres ». Une fois activée, la fonction « Envoyer et enregistrer » peut être utilisée si nécessaire. Pour utiliser la fonction par défaut pour stocker tous les e-mails sortants, les utilisateurs doivent activer l’option correspondante et définir l’étendue du stockage, le texte de l’e-mail et/ou les pièces jointes, ainsi que la boîte utilisée comme emplacement de stockage par défaut.
Pour une utilisation à la demande, l’utilisateur doit sélectionner un bac de document individuel.
Enregistrement des e-mails et des pièces jointes des boîtes aux lettres partagées
Les utilisateurs ayant accès à des boîtes aux lettres partagées peuvent désormais stocker des e-mails qui en proviennent. Ils sont ainsi assurés de ne pas avoir à archiver uniquement les e-mails provenant de leur boîte professionnelle personnelle.
À noter : lorsqu’un e-mail est enregistré au moins une fois, la catégorie/le drapeau DocuWare est ajouté et est visible par tous les utilisateurs ayant accès à la boîte aux lettres partagée.
Classement des e-mails et des pièces jointes directement à partir de terminaux mobiles
Les utilisateurs peuvent désormais utiliser le module complémentaire DocuWare pour Microsoft Outlook sur leurs appareils mobiles (iOS et Android). Il est accessible via l’application Outlook et permet de stocker les e-mails dans des bacs de documents.
Avant la première utilisation, l’utilisateur doit se connecter au système DocuWare. Le masque de connexion est prérempli si l’utilisateur a déjà utilisé le module complémentaire DocuWare pour la version navigateur de Microsoft Outlook. Pour stocker un e-mail dans DocuWare, l’utilisateur doit définir ce qu’il veut enregistrer (texte de l’e-mail et/ou pièces jointes) et un emplacement de stockage.
Disponibilité :
- La nouvelle version du module, y compris les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, est disponible à partir de début décembre.
- Le module peut être utilisé dans la version navigateur web de Microsoft Outlook ainsi que dans l’application de bureau locale (à la fois pour Windows et MacOS).
- Le module est disponible sans frais supplémentaires pour les clients DocuWare Cloud.
- Le module ne peut pas être utilisé avec une version On-Premises de DocuWare.
Pour plus d’informations sur le module complémentaire DocuWare pour Microsoft Outlook, veuillez consulter
- l’ aide correspondante dans le Knowledge Center
- l’article du blog First Update of the App (juin 2024)
- l’article du blog Release of the App (décembre 2023)
