Les professionnels des Ressources Humaines connaissaient déjà un bouleversement de leurs habitudes de travail liés à la transformation digitale, mais ce mouvement de fond s’est considérablement amplifié avec la crise du Covid-19 : avec la mise en place généralisée du télétravail pour l’ensemble des employés, la nécessité d’accéder et de traiter les documents RH de façon dématérialisée, ou encore l’intégration des nouveaux employés et les recrutements effectués à distance.
Des mesures mises en place dans l’urgence, mais qui s’inscriront, sans nul doute dans la durée, une fois la crise terminée.
Au-delà de ces impacts directement liés à la crise du Covid-19, la digitalisation RH s’inscrit dans une tendance à plus long-terme : la mise en place d’une démarche RSE, c'est à dire la contribution des entreprises aux enjeux du développement durable, la recherche de gains de productivité, ou encore l’amélioration de la relation collaborateur en constituent les véritables enjeux.
Quels sont les principaux enjeux et bénéfices de la digitalisation des RH ?
Le développement de la e-réputation et la mise en place d’une démarche RSE
La digitalisation des processus RH a un impact direct sur l’environnement avec la diminution des frais postaux et des consommables liés aux impressions (papier, cartouches d’encre). Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros (source : Syndicat National des supports d’Image et d’Information). Le papier est en effet le consommable de bureau le plus utilisé et représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France.
La dématérialisation des fiches de paie, des demandes et validations de congés payés, des RTT, des arrêts de travail, ou encore la numérisation des dossiers du personnel sont autant de processus digitalisés qui s’inscrivent dans le cadre d’une démarche RSE de l’entreprise.
Ces actions peuvent faire l’objet d’une communication à part entière et améliorer la e-réputation de l’entreprise et sa marque employeur, notamment en direction des jeunes diplômés, qui sont très sensibles aux aspects environnementaux.
Des processus simplifiés et fluidifiés
La dématérialisation et l’automatisation des processus RH permettent de fluidifier les tâches RH courantes. Plus de risques de pertes ou d’oublis de documents, de tâches non traitées en temps et en heure avec le système d’alertes… Cela est valable pour l’ensemble des processus :
- L'onboarding
- Le recrutement
- La formation
- La gestion des temps et des congés
- La paie
Des gains de productivité
Avec la digitalisation des ressources humaines de nombreuses tâches administratives chronophages peuvent être automatisées. Les gestionnaires des ressources humaines peuvent alors se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le recrutement, la gestion des carrières, ou la fidélisation des employés.
Une amélioration du bien-être et de la Relation Collaborateur
La digitalisation des ressources humaines est également un enjeu et un outil de choix pour les entreprises dans le domaine de l’amélioration de la QVT via le bien-être au travail. Les jeunes générations y sont particulièrement sensibles, car nées avec le digital. Elles s’attendent donc à recevoir la même qualité de service en entreprise que lors de leurs usages des nouvelles technologies dans la vie courante. L’accès à leurs informations sensibles : notes de frais, congés payés, contrat de travail, etc, doit donc pouvoir être digitalisé, tout en respectant les contraintes liées au RGPD et à la sécurité de leurs données personnelles.
La mise en place du télétravail généralisée avec la crise du Covid-19 a également permis d’améliorer sensiblement la qualité de vie des collaborateurs, avec moins de temps passé dans les transports et plus de temps consacré à leur vie personnelle.
Le recours aux solutions de gestion documentaire (GED) permet la continuité des opérations et le travail à distance avec des solutions dans le cloud, ou accessibles des connexions sécurisées en local (VPN). La validation des documents peut être effectuée à distance, via le système des workflows , la mise en place de signatures électroniques pour les managers. Les contrats de travail, les validations de notes de frais, congés, peuvent ainsi se faire en télétravail ou en mobilité. Des systèmes d’alertes ou de relances peuvent être mis en place et permettent de fluidifier considérablement les processus de validation.
Selon une étude Markess, pour 78% des décideurs RH interviewés, la simplification du quotidien professionnel des collaborateurs (et des managers) se fera également de plus en plus par la mise en place de nouveaux environnements de travail, intégrant davantage les dimensions digitales, les ‘digital workplaces’. Ces espaces de travail englobent dans leur périmètre la mise à disposition d’outils numériques, simples d’usage et appropriés aux besoins des collaborateurs, leur permettant de faciliter la réalisation de tâches quotidiennes, d’accéder simplement et rapidement aux informations nécessaires.
Des cas concrets de mise en place
DocuWare dispose d'une forte expertise dans la mise en place de solutions de gestion documentaire et de dématérialisation pour les professionnels des Ressources Humaines. Nos solutions sont déployées aussi bien sur le cloud qu'en local (on-premise) pour les entreprises de toutes tailles, tous secteurs d'activité confondus.
Découvrez nos témoignages clients :
Chronopost : cet acteur de premier plan dans le domaine de la livraison express a choisi DocuWare pour la digitalisation de ses dossiers RH et sa campagne d'intéressement, menée auprès de ses 4000 salariés en période de confinement.
Fondation Delta Plus : cet acteur du secteur médico-social, a adopté DocuWare pour la digitalisation des dossiers RH d’un peu plus de 700 salariés et travailleurs d’ESAT : dématérialisation des fiches de paie, contrats, accidents du travail, arrêts maladie.
Vous avez un projet et vous souhaitez-en savoir-plus?
Contactez-nous pour programmer une démonstration gratuite et personnalisée avec l'un de nos experts
