DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) est une solution avancée de gestion électronique des documents qui utilise des technologies d'intelligence artificielle et d'automatisation pour améliorer la capture, le traitement et la gestion des documents. L'implémentation de DocuWare avec Intelligent Document Processing (IDP) peut offrir des gains de temps chiffrés significatifs. Voici quelques exemples concrets des économies de temps associés à l'intégration de l'IDP.
Au sommaire :
- Recherche et récupération de documents
- Automatisation des processus
- Partage et collaboration
- Accès à distance et mobilité
- Archivage et mise en conformité
- Réduction des tâches administratives
Recherche et récupération de documents :
- Avant DocuWare IDP : La recherche de documents papier peut prendre en moyenne 10 à 15 minutes par document.
Avec DocuWare IDP : La recherche de documents numérisés et indexés peut se faire en moins de 10 secondes. Pour une entreprise traitant 100 documents par jour, cela représente une économie de temps de 16 à 25 heures par semaine.
Automatisation des processus :
- Avant DocuWare IDP : Le traitement manuel des factures, par exemple, peut prendre environ 10 minutes par facture.
- Avec DocuWare IDP : L'automatisation des processus de traitement des factures peut réduire ce temps à environ 1 à 2 minutes par facture. Pour une entreprise traitant 500 factures par mois, cela représente une économie de temps de 67 à 75 heures par mois.
Partage et collaboration :
- Avant DocuWare IDP : Le partage de documents papier peut prendre environ 5 à 10 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : Le partage de documents numérisés peut se faire instantanément. Pour une entreprise partageant 50 documents par jour, cela représente une économie de temps de 4 à 8 heures par semaine.
Gestion des versions et des accès :
- Avant DocuWare IDP : La gestion des versions et des accès peut prendre environ 5 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : La gestion automatisée des versions et des accès réduit ce temps à environ 1 minute par document. Pour une entreprise gérant 200 documents par mois, cela représente une économie de temps de 13 heures par mois.
Validation et approbation :
- Avant DocuWare IDP : Les processus de validation et d'approbation manuels peuvent prendre environ 30 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : Les workflows de validation et d'approbation électroniques peuvent réduire ce temps à environ 5 minutes par document. Pour une entreprise traitant 100 documents par mois, cela représente une économie de temps de 41 heures par mois.
Accès à distance et mobilité :
- Avant DocuWare IDP : L'accès aux documents papier peut prendre environ 10 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : L'accès à distance aux documents numérisés peut se faire en moins de 10 secondes. Pour une entreprise accédant à 50 documents par jour, cela représente une économie de temps de 8 à 9 heures par semaine.
Archivage et mise en conformité :
- Avant DocuWare IDP : L'archivage physique des documents peut prendre environ 5 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : L'archivage électronique réduit ce temps à environ 1 minute par document. Pour une entreprise archivant 200 documents par mois, cela représente une économie de temps de 13 heures par mois.
Réduction des tâches administratives :
- Avant DocuWare IDP : Les tâches administratives liées à la gestion des documents papier peuvent prendre environ 10 minutes par document.
- Avec DocuWare IDP : L'automatisation de ces tâches réduit ce temps à environ 2 minutes par document. Pour une entreprise traitant 100 documents par jour, cela représente une économie de temps de 67 heures par semaine.
En résumé, l'implémentation de DocuWare avec IDP peut permettre de gagner un temps précieux dans la gestion des documents, améliorer l'efficacité opérationnelle, et réduire les coûts associés aux processus manuels. Les économies de temps varient en fonction de la taille de l'organisation et de la complexité des processus, mais les gains peuvent être substantiels et rapidement perceptibles.
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