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Études de cas: Médico-social

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La Fondation Delta Plus fournit un accompagnement gradué et individualisé à des personnes en situation de handicap. Cet organisme a choisi DocuWare pour la gestion au quotidien des dossiers RH d’un peu plus de 700 salariés et travailleurs d’ESAT : dématérialisation des fiches de paie, contrats, accidents du travail, arrêts maladie.

La Fondation Delta Plus, acteur du secteur médico-social, choisi DocuWare pour la digitalisation des dossiers RH d’un peu plus de 700 salariés et travailleurs d’ESAT.

 La Fondation Delta Plus, acteur du secteur médico-social, devait gérer plus de 700 fiches de paie par mois et environ 750 contrats par an au format papier des salariés et travailleurs d’ESAT. Afin d’améliorer la qualité de ses processus, de gagner du temps dans les saisies et d’apporter davantage de transparence dans sa gestion RH au quotidien, la direction IT décide de s’équiper en 2019 d’une solution de gestion documentaire. Son choix se porte alors sur DocuWare pour la puissance de ses workflows, sa grande souplesse d’utilisation et de personnalisation.

Des besoins multiples pour améliorer et fluidifier les processus RH existants dans le respect de la RGPD : 

  • Dématérialiser les contrats RH : dans le secteur médico-social, le besoin de recourir à du personnel qualifié existe 7j/7. Il faut donc gérer les embauches, les contrats et l’ensemble du parcours professionnel du salarié en temps réel, avec le maximum de flexibilité, sans perte de temps. Les processus papier ralentissent considérablement les procédures, sont générateurs d’erreurs et d’oublis. Or il est capital de délivrer un dossier RH complet pour finaliser l’embauche du salarié et se mettre en conformité avec les différentes instances en vigueur : inspection du travail, mutuelles, financeurs, médecine du travail, etc. Le recours à une solution de gestion documentaire, associée à des workflows telle que DocuWare permet de répondre précisément à ce besoin, et d’apporter un maximum de transparence et de traçabilité dans les démarches effectuées.
Pays:
France
Industrie:
Médico-social
Domaine d’utilisation:
Ressources humaines
Déploiement:
Cloud

Avec DocuWare, nous avons une vision d’ensemble des tâches à traiter et restant à finaliser. Cela nous permet d’éviter tout oubli, de fluidifier et d’améliorer nos processus RH, notamment en télétravail.

Stéphane Lastes
Responsable du Système d’Information, Fondation Delta Plus, Panazol (France)

  • Digitaliser les fiches de paie : avec plus de 700 fiches de paie par mois, la gestion manuelle de la paie est chronophage pour les équipes RH. Il est donc crucial de pouvoir digitaliser et archiver les documents dans une armoire centralisée dotée d’un coffre électronique, afin de les retrouver facilement et permettre aux employés d’y accéder, dans le respect du RGPD. Cette gestion est désormais totalement sécurisée, automatisée et épargne aux équipes du temps dans la saisie, via le système de workflows.
  • Gérer les accidents du travail : avec 80 accidents du travail en moyenne par an, la Fondation Delta Plus doit pouvoir se doter d’une solution permettant le traitement dématérialisé des formulaires de ce type. Une fois le dossier traité, un email automatique est envoyé directement à la médecine du travail. Il n’y a ainsi plus aucun oubli dans les démarches de déclaration des accidents.
  • Fluidifier la gestion quotidienne des dossiers RH : afin d’avoir davantage de visibilité et de traçabilité dans la gestion quotidienne des salariés : les contrats, les accidents du travail, les arrêts maladie, les fiches de paie, etc. Avec DocuWare, les documents relatifs au salarié sont désormais disponibles dans l’armoire numérique et consultables immédiatement, sans oubli ou perte de temps dans les recherches. Des extractions peuvent être réalisées et permettent de constituer rapidement des tableaux de bord pour avoir une vision d’ensemble du personnel. DocuWare permet également une utilisation en télétravail, indispensable pendant la crise du COVID-19. Il n’y a pas d’interruption dans la gestion des processus : les équipes utilisent la GED depuis leur domicile, grâce à l’accès VPN dans le cloud.

Une extension du périmètre au département Finance/Comptabilité

 Nouveauté 2020 : la direction IT, très satisfaite de l’utilisation qui est faite de DocuWare au sein des équipes RH, décide fin 2020 d’étendre son périmètre à la DAF. DocuWare est également utilisé depuis peu au sein du département Finance/Comptabilité, pour établir des formulaires de demandes d’achat. Ce processus est opéré avec différents workflows. Un rapprochement du B/L et de la facture est réalisé de façon automatique et un email est envoyé à la Direction Générale pour validation.

Nous utilisons énormément les formulaires dynamiques ; cela représente la gestion dématérialisée de 750 contrats de travail par an.

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