Une GED (Gestion Électronique de Documents) transverse est une solution de gestion documentaire unique, qui permet de dématérialiser en un seul outil l’ensemble des processus d’une entreprise, plutôt que de se concentrer sur un seul cas d’usage ou besoin spécifique.
Voici les 10 principales raisons de mettre en place une solution de GED transverse dans votre entreprise ou collectivité :
- Amélioration du travail collaboratif
- Réduction des Silos
- Augmentation de l’Efficacité et de la Productivité
- Meilleure Gestion et partage des connaissances
- Mise en Conformité et Sécurité
- Réduction des Coûts
- Accès partout et à distance
- Standardisation des Processus Documentaires
- Amélioration de la Traçabilité et des audits
- Innovation et Transformation Digitale
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Amélioration du travail collaboratif
Une GED transverse facilite l'accès et le partage des documents entre les différents départements de l’entreprise : Finance/Comptabilité, Service Achats, Ventes, RH, Juridique…
La mise à disposition des informations au sein de la GED permet d’améliorer la collaboration en permettant à tous les employés d'accéder aux informations nécessaires, indépendamment de leur service. Le système de workflows, permet d’automatiser les tâches et de faire transiter les documents dématérialisés entre les différents services pour accélérer et fluidifier leur traitement et leur validation.
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Réduction des Silos
En centralisant les documents, une GED transverse élimine les goulots d’étranglement et le travail en silos, où des données critiques peuvent être stockées dans un seul département, sous diverses formes (papier, fichiers dispersés). Tous les membres de l'entreprise ont accès aux informations les plus récentes et pertinentes en un point unique, de façon dématérialisée.
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Augmentation de l’Efficacité et de la Productivité
Avec une GED transverse, les employés passent moins de temps à chercher des documents et plus de temps sur des tâches productives. On estime en effet que les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes).
Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Avec la GED, ce temps est réduit à quelques clics. La recherche de documents est rapide et efficace grâce à des fonctionnalités avancées de recherche et de classement. Les documents peuvent ainsi être recherchés avec leur numéro de référence, leur numéro de bon de commande, le nom du fournisseur, etc.
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Meilleure Gestion et partage des connaissances
La centralisation des documents permet une meilleure gestion des connaissances. Les informations et les savoirs acquis sont facilement accessibles et peuvent être partagés plus efficacement au sein de l'organisation.
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Mise en Conformité et Sécurité
Une GED transverse permet de mieux contrôler l'accès aux documents et d’assurer la mise en conformité aux réglementations en matière de protection et de gestion des documents, comme le RGPD. Elle offre des fonctionnalités de suivi, de versioning, et de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles. Ainsi, vous êtes assurés de travailler sur la dernière version du document et vous pouvez voir les annotations de chacun des collaborateurs qui collaborent sur le document.
Les utilisateurs ont des niveaux d’accès différents en fonction de leur rôle, les données sont cryptées pour une sécurité maximale.
DocuWare dispose des plus hautes certifications en la matière : NF552 sur le RGPD et NF203 sur le coffre-fort électronique, établies par Infocert et Afnor Certification.
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Réduction des Coûts
La dématérialisation et la centralisation des documents réduisent les coûts associés à l’impression, au stockage physique, et à la gestion des documents papier. De plus, une meilleure efficacité opérationnelle conduit à une réduction des coûts globaux.
Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. À cela s’ajoutent l’archivage, l’envoi et le stockage des documents. Sans compter, bien sûr, le coût du papier lui-même.
Il convient également de prendre en compte le temps consacré à ces opérations, qui empêchent les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
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Accès partout et à distance
Avec une GED transverse, les employés peuvent accéder aux documents depuis n'importe où, à n’importe quel moment, ce qui est particulièrement avantageux dans un contexte de télétravail ou de mobilité.
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Standardisation des Processus Documentaires
Une GED transverse permet de standardiser les processus de gestion documentaire à travers toute l'organisation, assurant une uniformité et une cohérence dans la manière dont les documents sont créés, stockés, et partagés.
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Amélioration de la Traçabilité et des audits
Les documents sont tracés tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage. Cela permet d’assurer leur mise en conformité aux exigences légales et réglementaires. Les documents sont archivés selon les durées de conservation légale. Vous avez la possibilité de définir des dates d'échéance pour chacun d'entre-eux.
La préparation des audits (financiers, qualité) est améliorée et gérée sans stress, en permettant un accès rapide aux documents.
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Innovation et Transformation Digitale
L'adoption d'une GED transverse s'inscrit souvent dans une démarche plus large de transformation digitale, permettant à l'organisation d’innover et de s’adapter rapidement aux évolutions technologiques et aux changements du marché. Envisager un projet de dématérialisation dans sa globalité, vous permettra de choisir le bon outil, qui pourra évoluer en fonction de vos besoins et de la croissance de votre entreprise.
En conclusion, une GED transverse apporte une multitude d'avantages qui contribuent à améliorer l'efficacité opérationnelle, la sécurité, la mise en conformité et la compétitivité de l'entreprise.
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