Bereichsübergreifender Fokus auf Automatisierung und Skalierbarkeit
Unter der gemeinsamen Leitung der Finanz- und IT-Teams und in enger Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner ging die Initiative weit über den bloßen Austausch eines bestehenden digitalen Archivs hinaus. Besonderes Augenmerk lag auf der Beschaffung: Hohe Dokumentenvolumina und strenge Anforderungen an Kontrolle und Rückverfolgbarkeit machten es unerlässlich, den Dokumentenlebenszyklus intelligent zu steuern und nahtlos in bestehende Finanz- und Betriebsprozesse sowie in das unternehmensweite ERP-System einzubinden.
Durchgängige Automatisierung inklusive nativer ERP-Integration
Heute steuert DocuWare Cloud den gesamten Dokumentenkreislauf in der Beschaffung. Lieferantenrechnungen werden automatisch erfasst und indexiert – unabhängig von Format oder Eingangskanal – und mit Bestellungen und Wareneingangsbelegen aus dem ERP-System abgeglichen. Stimmt eine Rechnung vollständig mit einer zuvor genehmigten Bestellung überein, wird sie automatisiert verbucht. In Fällen, die eine Validierung erfordern, löst DocuWare entsprechende Freigabe-Workflows aus – inklusive elektronischer Benachrichtigungen an die zuständigen Verantwortlichen und sofortigem Zugriff auf alle zugehörigen Dokumente. Während des gesamten Prozesses sorgt die Plattform für eine bidirektionale Integration mit dem ERP-System. So bleiben die Daten konsistent und manuelle Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung entfallen größtenteils. Das Ergebnis ist ein schnellerer, sichererer und transparenterer Prozess, der Fehler, Bearbeitungszeiten und operative Risiken deutlich reduziert.
Zentrales, unternehmensweites DMS
Der Einsatz von DocuWare bei Henry Schein Spanien und Portugal reicht heute weit über die Beschaffung hinaus. Die Lösung wird auch für die Verwaltung von Ausgangsrechnungen und technischer Dokumentation genutzt und hat sich darüber hinaus als zentraler Dokumenten-Pool des Unternehmens etabliert. Dank der API-basierten Integration ermöglicht das Online-Portal des Unternehmens seinen Kunden den Zugriff auf ihre Dokumente in Echtzeit – das verbessert das Serviceerlebnis und stärkt die Kundenbeziehungen. Insgesamt arbeiten mehr als 70 Mitarbeitende aus Abteilungen wie Finanzen, Verwaltung, Logistik, Kundenservice und Vertrieb täglich mit dem neuen DMS.
Solide Basis für die Digitalisierungsstrategie
Die Einführung von DocuWare Cloud hat die betriebliche Effizienz und die Kontrolle über dokumentenbasierte Prozesse erheblich verbessert. Mitarbeitende rufen Informationen innerhalb von Sekunden ab – von jedem Ort und auf jedem Gerät –, während die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Dokumenten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interne Audits unterstützt. Neben geringeren Verwaltungskosten und höherer Produktivität konnte das Unternehmen auch die Servicequalität für Kunden und Partner steigern, indem es einen schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Unterlagen sicherstellt. Damit hat sich DocuWare Cloud zu einer Schlüsselkomponente der globalen Digitalisierungsstrategie von Henry Schein Spanien und Portugal entwickelt und bietet eine robuste, flexible Plattform, die das künftige Geschäftswachstum trägt.
