Wenn Sie eine Aufgabe erhalten, wollen Sie wissen: Welche Entscheidungen wurden vorher zum Dokument getroffen? Die Antwort gibt Ihnen die Entscheidungshistorie in der Seitenleiste des Viewers.
Vielleicht wollen Sie prüfen, an welcher Stelle eines Workflows sich ein Dokument befindet und wem es aktuell zugewiesen ist. Auch in diesem Fall können Sie den Status praktisch verfolgen.
Die Entscheidungshistorie kann für alle Dokumente aufgerufen werden, die einen Workflow durchlaufen (haben), auch rückwirkend für Dokumente mit abgeschlossenem Workflow. Sie steht Ihnen zusätzlich zur bereits vorhandenen Workflow-Historie zur Verfügung.
Inhalt:
- So öffnen Sie die Entscheidungshistorie
- Filtern nach Workflow
- Aktuelle Aufgabe zu einer Anfrage anzeigen
- Verfügbarkeit
So öffnen Sie die Entscheidungshistorie
Sie gelangen zur Entscheidungshistorie über die Schaltfläche mit dem Uhrsymbol in der oberen Leiste rechts. Die Workflow-Entscheidungen werden Ihnen chronologisch von der jüngsten zur ältesten sortiert angezeigt.
Die Entscheidungshistorie hat keinen Einfluss auf die Stempel auf dem Dokument, diese werden wie gewohnt angezeigt. Im Gegensatz zur Workflow-Historie enthält die Entscheidungshistorie auch keine automatisierten Aktivitäten.
Filtern nach Workflow
Wenn Sie das Dokument aus einer bestimmten Workflow-Aufgabe heraus öffnen, wird es für den aktuellen Workflow vorgefiltert. Entscheidungen aus Ad-hoc-Workflows (Anfrage senden) werden ebenfalls angezeigt.
Die Entscheidungshistorie lässt sich nach einem oder mehreren Workflows filtern. Ist ein Workflow noch nicht abgeschlossen, wird oben die aktuelle Aufgabe angezeigt, die gerade mit dem/den zugeordneten Benutzer(n) bearbeitet wird.
Aktuelle Aufgabe zu einer Anfrage anzeigen
Darüber hinaus können Sie die aktuelle Aufgabe zu einer Anfrage (Funktion „Anfrage senden“) anzeigen. Die Informationen folgen dabei der gleichen Struktur wie bei den Workflow-Aufgaben:
- Typ: Anfrage
- Name: Betreff der Anfrage
- Ergebnis: Entscheidung/Bestätigung der Anfrage
- Benutzer: Wem die Anfrage zugewiesen wurde
- Abgeschlossen am: Datum und Uhrzeit der Verarbeitung der Anfrage
- Gestartet am (in den Details): Datum und Uhrzeit der Zuweisung der Anfrage
Verfügbarkeit
Die Entscheidungshistorie in der Seitenleiste des Viewers ist mit DocuWare ab Version 7.11 verfügbar. Verwenden können sie alle Benutzer, die berechtigt sind, die Historie eines Dokuments einzusehen. Haben Sie dieses Recht nicht, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Für DocuWare Cloud: Die Entscheidungshistorie steht auch Benutzern mit „Workflow User“-Lizenz zur Verfügung.
Für DocuWare als On-Premises-System benötigen Sie die „Workflow Manager“-Zusatzlizenz.
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