In jedem Workflow achtet ein Controller darauf, dass alles läuft. Das kann zum Beispiel der Teamchef oder die Abteilungsleiterin sein.
Gerade bei komplexen Workflows ist es wichtig, dass jemand den Überblick behält. Deshalb gibt es die Funktion des Controllers, der die Aufgaben aller Benutzer eines Workflows einsehen kann. Er kann auch in das Geschehen eingreifen, sollte die Situation das erfordern.
Wenn Sie Controller-Rechte für einen Workflow haben, nutzen Sie die Funktion Aufgaben überwachen im Drop-down-Menü von Aufgaben. Damit sehen Sie alle Aufgaben von allen Workflows, für die Sie Controller-Rechte besitzen. Der Name der Liste entspricht dem des jeweiligen Workflows.
Wurde eine Aufgabe mehreren Benutzern zugewiesen, erscheinen diese bei Ihnen auch mehrfach. Nur so können Sie bei Bedarf zum Beispiel die Aufgabe eines Benutzers einem anderen zuweisen. Als Controller sehen Sie auch, wenn eine Aufgabe in der Aufgabenliste eines Benutzers in den Status Gelesen übergegangen ist, also in Bearbeitung ist.
Falls mal ein Problem auftritt, können Sie als Controller einen Workflow auch beenden. Um genau zu sein, beenden Sie damit eine Workflow-Instanz, das ist vereinfacht gesagt ein Durchlauf eines Workflows. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Aufgabe und wählen Sie im Kontextmenü Workflow stoppen aus. Dieser Vorgang wird in der Workflow-Historie vermerkt.
Der Designer eines Workflows besitzt immer die Controller-Rechte für diesen und kann im Workflow Designer beliebig vielen anderen Nutzern Controller-Rechte einräumen.
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