Ob Netto, Brutto, Mehrwertsteuer oder Liefergebühr – mit Intelligent Indexing können Sie bis zu fünf verschiedene Beträge aus Ihren Dokumenten automatisch auslesen und in DocuWare übertragen lassen.
Insbesondere auf Rechnungen gibt es viele Beträge, die je nach Anwendungsszenario für Vorkontierung, Rechnungsprüfung, Buchung oder auch Steuerprüfung relevant sein können:
- Nettosumme
- Bruttosumme
- Mehrwertsteuerbetrag im reduzierten Satz
- Mehrwertsteuerbetrag im vollen Satz
- Lieferung bzw. Porto+Verpackung
Mit Intelligent Indexing können Sie ab DocuWare Version 7 zwei zusätzliche Beträge von Rechnungen automatisch auslesen und in DocuWare-Indexfelder schreiben lassen.
Auch die weitere Übertragung der Beträge beispielsweise in Ihr Buchhaltungssystem ist mit den vielfältigen Integrationsmöglichkeiten von DocuWare kein Problem. So entfällt mühseliges und fehleranfälliges Abtippen von Zahlenkolonnen und die Rechnungsverarbeitung geht schnell von der Hand.
So nutzen Sie die neue Möglichkeit
Sie konfigurieren Intelligent Indexing innerhalb des Ablagedialogs, mit dem Sie und Ihre Kollegen die entsprechenden Dokumente archivieren.
Öffnen Sie also über das DocuWare-Hauptmenü die Konfigurationen. Klicken Sie dort auf Archive und wählen das gewünschte, also beispielsweise Ihr Rechnungsrachiv.
Über die Registerkarte Dialoge wählen Sie den benötigten Ablagedialog. Wenn Sie bereits mit Intelligent Indexing in diesem Dialog arbeiten, klicken Sie einfach auf Dialogfelder konfigurieren. Anderenfalls aktivieren Sie zunächst Intelligent Indexing für den Dialog.
Bei der Zuweisung Ihrer Archiv-Indexfelder zu den Feldern von Intelligent Indexing stehen die beiden neuen Felder von Intelligent Indexing, nämlich Allgemeiner Betrag 3 und Allgemeiner Betrag 4 zur Verfügung:
Sie nutzen Intelligent Indexing noch gar nicht?
Das selbstlernende System ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. Als DocuWare Cloud Kunde brauchen Sie nur die oben genannte Option für Intelligent Indexing aktivieren und los geht’s.
Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen Intelligent Indexing in zwei verschiedenen Arten als Zusatzlizenz zur Verfügung: als webbasierter Service mit allen Vorteilen des maschinellen Lernens aus der Crowd oder als eigenständiges Modul innerhalb Ihres Rechenzentrums.
Und hier gibt’s noch weitere Neuigkeiten zu DocuWare Version 7
