Von der Volltextsuche à la Google bis zur präzisen Filterung: DocuWare bietet alle Möglichkeiten, um Dokumente schnell zu finden. Wie Sie DocuWare Suchdialoge für eine optimale Benutzerführung anpassen, erfahren Sie in den folgenden Grundlagen-Tipps zur Konfiguration.
Inhalt:
- Suchdialoge in DocuWare – eine kurze Einführung
- Neue Suchdialoge nach Bedarf erstellen
- Weniger ist mehr: Suchfelder ausblenden und sortieren
- Praktisch: Filteroption „Abgelegt von“
- Extra-Tipp für mehr Effizienz: Suchfelder vorbelegen
- Benutzer definieren
Suchdialoge in DocuWare – eine kurze Einführung
Über ihre Suchdialoge im DocuWare Client können Benutzer nach archivierten Dokumenten filtern und diese aufrufen. Beim Anlegen eines Archivs wird automatisch ein Standard-Suchdialog erzeugt. Dieser kann über die DocuWare Konfigurationen (Archivrechte vorausgesetzt) beliebig agepasst werden – von der Benennung über die angezeigten Felder und deren Sortierung. Darüber hinaus können Sie pro Archiv beliebig viele weitere Suchdialoge anlegen und für eine effiziente Benutzerführung maßschneidern.
Im Folgenden haben wir einige grundlegende Tipps und kurze Videoanleitungen zusammengestellt, wie Sie beispielsweise einen Suchdialog speziell für die Suche nach Verträgen erstellen und anpassen können.
Neue Suchdialoge nach Bedarf erstellen
Häufig ist es sinnvoll, mehrere Suchdialoge pro Archiv einzurichten. Der Standardsuchdialog enthält dann z.B. möglichst viele Filtermöglichkeiten. Zusätzliche Suchdialoge können dagegen sehr spezifisch sein, z.B. auf einen Dokumenttyp oder sogar nur auf die Volltextsuche beschränkt. Alles ist möglich und grundsätzlich gilt: Ein neuer Suchdialog wird einfach für jedes Archiv durch einen Klick auf das Plus unter Dialoge im Register „Suche“ angelegt:
Weniger ist mehr: Felder ausblenden und sortieren
Unabhängig davon, ob es sich um den automatisch generierten Standard-Suchdialog oder einen neu erstellten handelt: Jeder Suchdialog enthält zunächst alle Datenbankfelder, die für das Archiv aktiviert sind. Dies können unter Umständen sehr viele sein, die in der Regel nicht alle für eine gezielte Suche benötigt werden. Um einen Suchdialog zu verschlanken, blenden Sie nicht relevante Felder aus, indem Sie auf das Augensymbol klicken. Außerdem können Sie die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop einfach in eine passende Reihenfolge bringen. Platzieren Sie z.B. das Feld für die Volltextsuche ganz oben:
Praktisch: Filteroption „Abgelegt von“ einblenden
Systemfelder, also Felder, die vom System automatisch vergeben und gefüllt werden, können ebenfalls in Suchdialoge integriert werden, sind aber mit Ausnahme des Feldes „Abgelegt am“ nicht standardmäßig eingeblendet. Ein Systemfeld, das jedoch von vielen Benutzern als Filteroption sehr geschätzt wird, ist das Feld „Abgelegt von“. Damit kann man z.B. schnell nach allen Dokumenten filtern, die man selbst im Archiv abgelegt hat. Aktivieren Sie dieses Systemfeld gegebenenfalls mit einem Klick auf das Augensymbol:
Extra-Tipp für mehr Effizienz: Sucheinträge vorbelegen
Über die Konfiguration des Suchdialogs ist es auch möglich, Felder bereits mit Sucheinträgen vorzubelegen. In unserem Beispiel bedeutet dies, dass Sie das Feld „Art des Dokuments“ automatisch mit dem Suchbegriff „Vertrag“ füllen können, so dass hier später bei der Suche keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist.
Die Vorbelegung definieren Sie, indem Sie bei der Konfiguration des Suchdialogs auf das entsprechende Feld klicken, dann unter „Feld vorbelegen“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“ auswählen und den gewünschten Suchbegriff als Wert eintragen.
Falls Sie zusätzlich „Nur lesen“ aktivieren, kann dieser Wert später im Suchdialog nicht mehr geändert werden. Andernfalls kann der Benutzer ihn manuell löschen und flexibel einen anderen Begriff eingeben:
Benutzer definieren
Zu guter Letzt bestätigen Sie Ihre Anpassungen mit "OK" und weisen den neuen Suchdialog allen Benutzern bzw. Rollen zu, die diesen Suchdialog verwenden sollen:
Auf Benutzerseite kann der neue Suchdialog dann direkt im DocuWare Client verwendet werden:
