Passiert es in Ihrem Haus öfter, dass Rechnungen zweimal in den Bearbeitungsprozess gelangen? Mit einer automatischen Dublettenprüfung lässt sich das zeitraubende Ärgernis umgehen. Wir zeigen, wie sich Doppelbelege von vornherein vermeiden lassen.
Wenn Rechnungen versehentlich doppelt archiviert werden, sorgt das meist für Mehrarbeit – schlimmstenfalls wird doppelt gezahlt. Doch dieses Problem können Sie einfach vermeiden.
Doppel schon bei Ablage herausfiltern
Damit Sie sich künftig nicht mehr mit doppelten Rechnungen, Buchungen oder gar Zahlungen herumschlagen müssen, binden Sie am Anfang Ihres Workflows in die Rechnungsprüfung eine automatische Kontrolle auf Dubletten ein, sodass diese herausgefiltert werden. Doppel können Sie dann als Rechnungen ablehnen und letztlich aus dem Archiv löschen.
Automatische Dublettenprüfung im Workflow – so funktioniert‘s
Einen Rechnungsworkflow mit einer automatischen Dublettenkontrolle optimieren, das lässt sich mit DocuWare Workflow Manager effizient umsetzen. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass erkannt wird, ob bereits eine Rechnung mit gleichen Indexwerten in den betreffenden Feldern wie Lieferant oder Rechnungsnummer im Archiv vorhanden sind.
Was im Workflow Designer zu tun ist:
- Fügen Sie Ihrem Rechnungsworkflow die Aktivität Daten zuweisen hinzu und geben Sie ihr zum Beispiel den Namen "Dublette abfragen".
- Für die Datenzuweisung empfehlen sich die globalen Workflow-Variablen Lieferant, Rechnungsnummer, DocID und Dublette. Weisen Sie Lieferant, Rechnungsnummer und DocID den entsprechenden Indexeinträgen des Dokuments zu. Der Workflow-Variablen Dublette weisen Sie den Eintragstyp Archiv zu:
- Definieren Sie die Daten für den Eintrag Archiv – klicken Sie dafür in der Spalte Eintrag auf das Bearbeitungswerkzeug. Wählen Sie in der sich neu öffnenden Maske für den Datenabgleich das gleiche Archiv (also das Archiv, in dem Sie Ihre Eingangsrechnungen ablegen) aus und für die Spalte DocID. Rechnungsnummer und Lieferant müssen jeweils identisch mit dem aktuellen Dokument sein und die Doc IDs müssen sich unterscheiden.
- Legen Sie darüber hinaus unter SELECT-Statement für die WHERE-Bedingung fest, dass der Lieferantenname und die Rechnungsnummer mit allen Dokumenten außer dem Ursprungsdokument im Archiv verglichen werden.
- Wählen Sie für den nächsten Schritt im Workflow die Aktivität Bedingung aus und benennen diese zum Beispiel mit "Dublette vorhanden". Richten Sie die Bedingung so ein, dass geprüft wird, ob die globale Variable Dublette leer ist.
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