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Rechnungen per Mail: Sind Sie dabei?

Wie verschicken Sie Rechnungen? Per Post, per Mail, mal so mal so? Der Branchenverband Bitkom hat im Rahmen seiner Studie zum Digital Office Index herausgefunden: Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen erstellt Rechnungen noch auf Papier. Immerhin jedes sechste Unternehmen versendet sie per E-Mail. Besonders Energieversorger, Telefonanbieter und viele Online-Händler sind Trendsetter beim elektronischen Rechnungsversand. Doch nicht nur für Unternehmen mit großen Rechnungsvolumen macht sich digitales Umdenken bezahlt.

Je mehr Unternehmen E-Invoicing etablieren, desto lohnender wird es für jedes einzelne. Als Sender sparen Sie durch wegfallende Druck- und Portokosten. Gleichzeitig profitieren Sie vom schnellen Rechnungsdurchlauf beim Empfänger: Eine digitale Rechnung – idealerweise im ZUGFeRD-Format – kann anders als eine Papierrechnung direkt in die automatisierte elektronische Rechnungsbearbeitung gehen.

Der gesamte Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess kommt sofort in Gang. Sie haben ihr Geld früher auf dem Konto, der Kunde kann Mahngebühren vermeiden und Skonto ausschöpfen. Einige Unternehmen – etwa aus der Automobilbranche – fordern inzwischen von Lieferanten und Dienstleistern konsequent Rechnungen in elektronischer Form.

 

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Wie steht es mit der Digitalisierung in deutschen Unternehmen? Der Branchenverband Bitkom hat in einer repräsentativen Umfrage 1108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zu ihren Maßnahmen und Plänen befragt. Die Ergebnisse – unter anderem zur elektronischen Rechnungsstellung – sind im Digital Office Index nachzulesen.

 

Auf elektronische Rechnungen umsteigen

Der Großteil der geschäftsrelevanten Korrespondenz läuft heute per Mail – auch Rechnungen werden hier bald keine Ausnahme mehr sein. Unternehmen investieren verstärkt in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Elektronischer Rechnungsaustausch ist ein effizienter erster Schritt, um Kosten einzusparen und bei Rechnungsausgang und -eingang die Abläufe zu optimieren.

DocuWare bietet mit seiner Printer-App, die bei jedem System standardmäßig enthalten ist, eine einfache Möglichkeit auf elektronischen Rechnungsversand umzusatteln: Per Druck-Befehl wird direkt aus dem Faktura- oder Office-Programm heraus ein PDF im ZUGFeRD-Format erzeugt und an eine sich automatisch öffnende E-Mail angehängt. Die Konfiguration der App erfolgt im Vorfeld mit wenigen Schritten.

Wenn Sie selbst ZUGFeRD-Rechnungen erhalten möchten, können auch Ihre Lieferanten DocuWare Printer bis zu einem Rechnungsvolumen von 2000 Stück kostenfrei nutzen.

Unsere Video-Tipps zu diesem Thema:

 

 

Topics: Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Management

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