Wie verschicken Sie Rechnungen? Per Post, per Mail, mal so mal so? Der Branchenverband Bitkom hat im Rahmen seiner Studie zum Digital Office Index herausgefunden: Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen erstellt Rechnungen noch auf Papier. Immerhin jedes sechste Unternehmen versendet sie per E-Mail. Besonders Energieversorger, Telefonanbieter und viele Online-Händler sind Trendsetter beim elektronischen Rechnungsversand. Doch nicht nur für Unternehmen mit großen Rechnungsvolumen macht sich digitales Umdenken bezahlt.
Je mehr Unternehmen E-Invoicing etablieren, desto lohnender wird es für jedes einzelne. Als Sender sparen Sie durch wegfallende Druck- und Portokosten. Gleichzeitig profitieren Sie vom schnellen Rechnungsdurchlauf beim Empfänger: Eine digitale Rechnung – idealerweise im ZUGFeRD-Format – kann anders als eine Papierrechnung direkt in die automatisierte elektronische Rechnungsbearbeitung gehen.
Der gesamte Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess kommt sofort in Gang. Sie haben ihr Geld früher auf dem Konto, der Kunde kann Mahngebühren vermeiden und Skonto ausschöpfen. Einige Unternehmen – etwa aus der Automobilbranche – fordern inzwischen von Lieferanten und Dienstleistern konsequent Rechnungen in elektronischer Form.
Wie steht es mit der Digitalisierung in deutschen Unternehmen? Der Branchenverband Bitkom hat in einer repräsentativen Umfrage 1108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zu ihren Maßnahmen und Plänen befragt. Die Ergebnisse – unter anderem zur elektronischen Rechnungsstellung – sind im Digital Office Index nachzulesen.
Auf elektronische Rechnungen umsteigen
Der Großteil der geschäftsrelevanten Korrespondenz läuft heute per Mail – auch Rechnungen werden hier bald keine Ausnahme mehr sein. Unternehmen investieren verstärkt in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Elektronischer Rechnungsaustausch ist ein effizienter erster Schritt, um Kosten einzusparen und bei Rechnungsausgang und -eingang die Abläufe zu optimieren.
DocuWare bietet mit seiner Printer-App, die bei jedem System standardmäßig enthalten ist, eine einfache Möglichkeit auf elektronischen Rechnungsversand umzusatteln: Per Druck-Befehl wird direkt aus dem Faktura- oder Office-Programm heraus ein PDF im ZUGFeRD-Format erzeugt und an eine sich automatisch öffnende E-Mail angehängt. Die Konfiguration der App erfolgt im Vorfeld mit wenigen Schritten.
Wenn Sie selbst ZUGFeRD-Rechnungen erhalten möchten, können auch Ihre Lieferanten DocuWare Printer bis zu einem Rechnungsvolumen von 2000 Stück kostenfrei nutzen.
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