Mit Pflichtfeldern sorgen Sie dafür, dass bei der Ablage von Dokumenten keine wichtigen Indexinformationen vergessen werden. Mit DocuWare Version 7.1 kann nun ein Indexfeld im ein- und demselben Archiv sowohl als Pflichtfeld als auch optional eingesetzt werden.
Zum Beispiel muss bei der Ablage einer Rechnung die Rechnungsnummer zwingend ausgefüllt werden. Für eine Bestellung dagegen ist die Rechnungsnummer optional, da sie erst im Nachhinein hinzugefügt werden kann. Beide Dokumenttypen werden im selben Archiv gespeichert, jeweils mit der passenden Bezeichnung für den Dokumenttyp, also „Rechnung“ oder „Bestellungen“.
Welche Pflichtfelder für die Dokumenttypen gelten, steuern Sie über die Ablagedialoge. Rechnungen und Bestellungen werden mit je einem eigenen Dialog abgelegt. Das Feld „Rechnungsnummer“ ist im Ablagedialog „Rechnungen“ Pflichtfeld, im Ablagedialog für die Bestellanforderungen optional.
Das Indexfeld „Rechnungsnummer“ ist in diesem Ablagedialog „Rechnungen“ ein Pflichtfeld – erkennbar an dem Sternchen
Um die Pflicht-Option für ein Indexfeld zu aktivieren, rufen Sie unter „DocuWare Konfiguration > Archive“ den gewünschten Ablagedialog auf. Aktivieren Sie in den Einstellungen des gewünschten Dialogfeldes die Option „Pflichtfeld“:
Die Definition von Pflichtfeldern pro Dialog ist ab DocuWare Version 7.1 möglich. In früheren Versionen galt die Pflichtoption für das gesamte Archiv.