Es ist noch gar nicht so lang her, da war Dokumenten-Management gerade für Kollegen im Außendienst eine Herausforderung. In der Regel hieß es: Informationen für den Außeneinsatz zusammensuchen, drucken, kopieren, mitschleppen. Falls was fehlte, musste es während des Termins von den Kollegen im Büro erfragt werden. Und bis Besuchsberichte und Formulare im Büro ankamen, konnten mehrere Tage vergehen. Zum Glück hat sich das geändert: Kombiniert mit mobilen Endgeräten erleichtert DocuWare Mitarbeitern im Außendienst ihr tägliches Business immens.
Smartphone statt Papierstapel
Außendienstler können heute bequem per App am Smartphone oder über Browser am Tablet auf ihre Unterlagen zugreifen. Der Fachbetrieb für Gebäude und Energietechnik Frank Kauferstein etwa stattete seine Monteure mit mobilen Endgeräten aus, damit diese beim Kunden oder auf Baustellen jederzeit Zugriff auf technische Anlagedaten und Messprotokolle in DocuWare haben. Darüber hinaus bearbeiten die Monteure ihre Auftragsberichte jetzt direkt am Tablet.
Das Fazit von Frank Kauferstein: „Bereits nach kurzer Zeit hat dieses Maßnahmenpaket sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit der Prozesse im Kundendienst noch einmal deutlich verbessert.“
Wow-Effekt beim Kundentermin
Für Michael Belz, Inhaber des Bauunternehmens BelzBau, entsteht durch den mobilen DocuWare-Zugriff neuer Spielraum für schnelles Handeln und Spontaneität. „Ohne morgens immer die richtigen Papierunterlagen für die verschiedenen Baustellen ins Auto packen zu müssen, kann ich bei Unklarheiten den Kunden vor Ort die Ausführungsdetails auf den Plänen zeigen, sie sofort besprechen und Entscheidungen treffen. Unsere Kunden sind immer wieder überrascht, wie schnell wir bei kurzfristigen Terminen mit dem iPad Akten auf den Tisch legen können“.
Direkt mit der Zentrale vernetzt
Beim mobilen DocuWare-Einsatz geht’s jedoch keineswegs nur darum, immer die richtigen Unterlagen ohne schwere Taschen dabei zu haben. Auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen im Büro lässt sich neu definieren: Mit ihrem Smartphone sind Außendienstler heute nicht nur mobil erreichbar, sondern auch in alle Dokumenten-Prozesse komplett eingebunden. Bislang unproduktive Warte- und Reisezeiten können fürs Beurteilen und Freigeben neuer Verträge, Rechnungen oder Aufträge genutzt werden, die automatisch über einen digitalen Workflow ankommen. Hin- und Herschicken von E-Mails mit zig Anhängen fällt weg. Das reduziert auch Aufwand und Wartezeiten der Kollegen im Innendienst auf ein Minimum.
Per Mobile App in Workflows eingebunden: Rechnungsfreigabe übers Smartphone
Von der Baustelle ins Archiv
Absolute Effizienz gewinnt Dokumenten-Management „On the Road“, wenn Außendienstmitarbeiter von unterwegs selbst Dokument-Prozesse ins Rollen bringen. Beispielsweise, indem sie Besuchsberichte oder Bestellungen über ein digitales Formular auf dem Tablet ausfüllen, unterschreiben und per Fingertipp in DocuWare speichern.
Die App PaperScan funktioniert das Smartphone sogar zum mobilen Scanner um: So landen auch handschriftliche Skizzen und Mind-Maps sofort im digitalen Archiv. Das gleiche gilt für Taxi- und Tankrechnungen oder Hotelbelege. Per App gescannt und in DocuWare gespeichert, gehen Quittungen nicht mehr verloren und der Workflow zur Reisekostenerstattung startet direkt.