Viele Unternehmen arbeiten bereits mit dem neuen Outlook und nutzen das dafür geschaffene DocuWare for Outlook Add-In für die Archivierung. Auch E-Rechnungen legen Sie damit bequem ab und können so Rechnungsdaten gleich in Workflows und Analysetools nutzen.
Inhalt:
- Vielzahl an E-Rechnungsformaten verarbeiten
- Automatische Verarbeitung aktivieren
- Unterschied zwischen DocuWare für Outlook Add-in und Connect to Outlook
- Wie DocuWare Sie bei den Microsoft-Änderungen begleitet
Die Zukunft gehört dem neuen Outlook für Windows online, denn Microsoft lässt seinen klassischen, lokal installierten Outlook-Client in mehreren Phasen auslaufen, dazu unten mehr. Für das neu eingeführte Outlook bietet DocuWare ein Add-in, das Sie u. a. bei der automatisierten Verarbeitung von gemailten E-Rechnungen unterstützt.
Vielzahl an E-Rechnungsformaten verarbeiten
Seit dem jüngsten Update des DocuWare Outlook Add-in können Sie auch per neuem Outlook E-Rechnungen in allen gängigen Formaten verarbeiten, wie etwa XRechnung aus Deutschland, FatturaPA aus Italien oder KSeF aus Polen.
Je Format benötigen Sie lediglich eine Konfiguration für Dokumentverarbeitung, die Sie in der DocuWare Konfiguration einrichten.
Automatische Verarbeitung aktivieren
Kommt eine E-Rechnung herein, wählen Sie beim Archivieren die passende Verarbeitungskonfiguration aus.
Damit Ihnen die Konfigurationsauswahl zur Verfügung steht, haben Sie im Add-in zuvor die Option „Automatische Verarbeitung“ aktiviert. In Kürze wird das Add-in das Format automatisch identifizieren und die Auswahl der passenden Konfiguration vornehmen. Von der Neuerung werden Sie an dieser Stelle erfahren.
Unterschied zwischen DocuWare für Outlook Add-in und Connect to Outlook
DocuWare bietet zwei verschiedene Outlook-Integrationen an:
- DocuWare Connect to Outlook für das klassische Outlook
- DocuWare für Outlook Add-in für das neue Outlook
Im Gegensatz zu Connect to Outlook (Desktop App) ist das Outlook Add-in von DocuWare für Microsofts Web- und Online-Version in allen Browsern geeignet, auch für iOS. Es kann gratis über den Microsoft Store im Bereich „Add-ins“ zu Outlook-Konten hinzugefügt werden.
Wie DocuWare Sie bei den Microsoft-Änderungen begleitet
Da Microsoft das klassische Outlook auf Dauer komplett ersetzen wird, fokussiert DocuWare seine Entwicklungsarbeit auf das DocuWare für Outlook Add-in. Derzeit ist das Add-in nur für DocuWare Cloud verfügbar, in Kürze wird es auch mit lokalen DocuWare Systemen zu nutzen sein.
Wenn Sie mit einem DocuWare On-Premises System arbeiten, können Sie noch das klassische Outlook verwenden, um weiterhin E-Mails über Connect to Outlook zu archivieren. Nutzen Sie am besten die Opt-Out-Option von Microsoft, um die erzwungene Outlook-Umstellung noch etwas hinauszuzögern. DocuWare erweitert kontinuierlich den Funktionsumfang des Outlook Add-in und steigert damit Ihren Nutzen.