Das neueste Update des DocuWare Add-in für Microsoft Outlook bietet Ihnen mehr Optionen und ein verbessertes Nutzererlebnis beim Archivieren von E-Mails mit Anhängen, wie zum Beispiel Rechnungen. Sie können eine Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die automatische Ablage hinzufügen und erhalten einen übersichtlichen Bericht über den Erfolg der Bearbeitung.
Inhalt:
- E-Mails mit Anhängen: Einzeln oder als geklammertes Dokument speichern
- Archivierung mehrerer Dokumente: Dokument überspringen und Fortschrittsübersicht
- Dokumentverarbeitungskonfiguration für mehr Automatisierung einbinden
- Verfügbarkeit
- Systemvoraussetzungen & Einschränkungen
- DocuWare Add-in für Microsoft Outlook vs DocuWare Connect to Outlook
E-Mails mit Anhängen: Einzeln oder als geklammertes Dokument speichern
Anders als bisher, wo E-Mails und Anhänge nur als ein geklammertes Dokument gespeichert werden konnten, haben Sie nun die Wahl, wie die ausgewählten Dokumente – E-Mail-Text und/oder Anhänge – in DocuWare archiviert werden sollen: als einzelne Dokumente (voreingestellte Option) oder als ein geklammertes Dokument. Im zweiten Fall können Sie auch die Reihenfolge innerhalb des Dokuments festlegen. Bei Rechnungen, die Sie per Mail erhalten, legen Sie beispielsweise fest, dass die angehängte Rechnung zuerst angezeigt wird, da sie die relevanteren Informationen enthält als der Mail-Text.
Im neuen Abschnitt „Trennen“ legen Sie fest, wie die ausgewählten E-Mail-Elemente, E-Mail-Body und die Anhänge in DocuWare gespeichert werden: als einzelne Dateien (links) oder als geklammertes Dokument (rechts).
Archivierung mehrerer Dokumente: Dokument überspringen und Fortschrittsübersicht
Wenn Sie E-Mail-Text und Anhänge als separate Dateien archivieren möchten, wird im Ablagedialog ein neuer Abschnitt namens „Fortschritt beim Speichern des Dokuments“ angezeigt. Dort finden Sie die Gesamtzahl der Dokumente, die gerade verarbeitet werden, Statusinformationen zu jeder verarbeiteten Datei und die Option, die einen bestimmten Anhang bei der Archivierung zu überspringen.
Sie haben nun die Möglichkeit, ein Dokument bei der Verarbeitung zu überspringen - praktisch zum Beispiel, wenn Sie erst in der Vorschau des Ablagedialog feststellen, dass es nicht relevant ist.
Die drei Statusoptionen für den Speicherfortschritt des Dokuments sind:
- Erfolgreich gespeichert – grünes Häkchen
- Aufgrund eines Fehlers nicht gespeichert – rotes Ausrufezeichen
- Übersprungen – blaues Info-Symbol
Wenn Sie mit der Maus über ein Status-Symbol fahren, wird eine detailliertere Meldung angezeigt.
Dokumentverarbeitungskonfiguration für mehr Automatisierung einbinden
Die Speicherung und Verarbeitung von angehängten E-Rechnungen kann nun durch Auswahl einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration vereinfacht werden. Die neue Option ist für alle Dokumentenverarbeitungskonfigurationen vom Typ „Ordner” verfügbar, die so konfiguriert wurden, dass angehängte E-Rechnungen (im XML- und/oder PDF-Format) direkt im ausgewählten Archiv abgelegt werden.
Links: Der Umschalter „Automatisierte Verarbeitung“ im Bereich der Speicheroptionen.
Mitte: Wenn der Umschalter aktiviert ist, wird der Bereich „Archiv“ durch „Konfiguration“ ersetzt, wo Sie eine Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung auswählen.
Rechts: Der Umschalter „Automatisierte Verarbeitung“ ist nicht verfügbar, wenn die Formate der E-Mail-Anhänge nicht unterstützt werden.
Verfügbarkeit
Die neue Version des DocuWare Add-Ins für Microsoft Outlook ist bereits seit Ende Juni verfügbar.
Als Anwender des Add-Ins erhalten Sie die neueste Version automatisch – es ist kein individuelles Update erforderlich. Außerdem werden Sie beim ersten Öffnen der neuen Version per In-App-Benachrichtigungen über die hinzugefügten Funktionen informiert.
Systemvoraussetzungen & Einschränkungen
Drittanbieter- und Cross-Site-Cookies
Nach den jüngsten Änderungen in der Konfiguration von Microsoft und Outlook müssen für das DocuWare-Add-in für Microsoft Outlook Cross-Site-Cookies und Cookies von Drittanbietern aktiviert sein. Wenn die entsprechenden Einstellungen im Webbrowser nicht aktiviert sind, können User das Add-in nicht verwenden.
Hier weitere Browser-spezifische Informationen:
- Safari: Cookies von anderen Websites sind standardmäßig deaktiviert; Benutzer müssen sie aktivieren, um das DocuWare-Add-in verwenden zu können.
- Microsoft Edge: Cookies von Drittanbietern sind standardmäßig aktiviert.
- Google Chrome: Cookies von Drittanbietern sind standardmäßig aktiviert.
Keine SSO-Anmeldung möglich, wenn mehrere Konten verbunden sind
Die Anmeldung von Benutzern kann fehlschlagen, wenn SSO als Authentifizierungsmethode verwendet wird und der Benutzer mehrere Microsoft-Konten in seinem Browser registriert hat. In diesem Fall kann das DocuWare-Add-in für Microsoft Outlook die Liste der verfügbaren Konten nicht anzeigen, um den Anmeldevorgang abzuschließen. Es wird lediglich eine graue Seite angezeigt.
Es gibt zwei Workarounds, um die Anmeldung durchzuführen, wenn Benutzer über mehrere Microsoft-Konten verfügen:
- Benutzer verwenden die ‘normale’ Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort, oder
- Benutzer entfernen aus dem verwendeten Browser alle weiteren Microsoft-Konten, sodass nur das eine gewünschte verfügbar ist. Danach kann die Abmeldung per SSO abgeschlossen werden.
DocuWare Add-in für Microsoft Outlook vs DocuWare Connect to Outlook
DocuWare bietet zwei verschiedene Tools für die Integration in Microsoft Outlook an: das oben beschriebene Add-in und Connect to Outlook. Wer sollte welches Tool verwenden?
Für DocuWare Cloud
Beide Integrationsoptionen stehen DocuWare Cloud-Kunden zur Verfügung.
Wenn Sie die Desktop-Version von Microsoft Outlook (Classic Outlook) verwenden, ist Connect to Outlook das geeignete Integrationswerkzeug.
Wenn Sie Microsoft Outlook in einer Web-/Online-Version verwenden, ist das DocuWare Add-in für Microsoft Outlook das richtige Werkzeug für Sie.
Für DocuWare On-Premises Kunden
DocuWare Connect to Outlook mit der gleichnamigen Desktop App ist als Zusatzmodul für lokale Systeme zur Integration in die Outlook-Desktopversion verfügbar.
Das DocuWare Add-in für Microsoft Outlook ist für On-Premises Kunden geplant, aber noch nicht verfügbar. Daher empfehlen wir unseren On-Premise-Kunden, weiterhin die Desktop-Version von Microsoft (Classic Outlook) zu verwenden. Bitte lesen Sie in diesem Zusammenhang die wichtigen Informationen zur Übergangsphase von Microsoft und zu Ihrer Opt-out-Möglichkeit bezüglich eines automatischen Wechsels.
