Home-Office leicht gemacht – mit DocuWare

Flexible Arbeitsplatzmodelle nehmen eine führende Rolle bei der Bindung von Mitarbeitern ein. In Krisenzeiten kommen sie uns aber auch anderweitig zugute.

Starre, inflexible Strukturen haben im Zeitalter von Industrie 4.0 nichts mehr verloren. Wer in unserem globalen Dorf auch in Zukunft die Nase vorn haben und gute Mitarbeiter langfristig an sich binden möchte, muss in jeder Hinsicht hochgradig flexibel sein. Agile, automatisierte Geschäftsprozesse und flexible Arbeitsmodelle sind der Schlüssel zum Erfolg.

Neue Arbeitsmethoden für mehr Schnelligkeit und Kundenzufriedenheit

Im Büro einen Prozess anstoßen und diesen von unterwegs aus weiterbearbeiten und vielleicht gar abschließen? Mit DocuWare gehört all das heute genauso zum Arbeitsalltag wie das Smartphone in der Hosentasche.

Vertriebler erhalten über ihre Mobilgeräte Zugriff auf Kundenakten und aktuelle Statusinformationen. Der Kundendienst scannt Auftragsdaten und abgezeichnete Handlieferscheine mobil ab und leitet sie automatisch an die Kollegen aus der internen Auftragsbearbeitung weiter.

Dank mobiler Workflows und Apps für iOS und Android können alle im Team lückenlos und ohne Wartezeit mit synchronen Informationen arbeiten. Das sorgt für agile und schnellere Geschäftsprozesse, erhöht die Servicequalität und schafft Vertrauen bei Kunden und Interessenten.

Die Work-Life-Balance der Belegschaft erhöhen und Mitarbeiter an sich binden

Agilität und Flexibilität ist aber auch aus Mitarbeitersicht sehr wichtig. Eine Umfrage von Bitkom Research hat ergeben, dass sich immer mehr Arbeitnehmer eine bessere Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit wünschen. Leider ist die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus noch nicht besonders verbreitet. Laut Eurostat lag in Deutschland 2018 der Anteil der Beschäftigten, die i.d.R. von zuhause aus arbeiten, bei mageren fünf Prozent.

Dies mag zum einen den wirtschaftlichen Strukturen geschuldet sein. Für die meisten Beschäftigten, die in der verarbeitenden Industrie, im Baugewerbe, im Handel sowie im Hotel- und Gaststättengewerbe arbeiten, dürfte es schwierig sein, Ihre Arbeit ins Homeoffice zu verlagern. Laut Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder können heutzutage jedoch viele Jobs „dank digitaler Technologien zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erledigt werden“. Dies dürfte v.a. für den Bereich der Unternehmensdienstleistungen gelten. „Aber flexibles und agiles Arbeiten wird durch gesetzliche Regelungen erschwert“, führt Rohleder weiter aus. „Vorgaben wie die starre elfstündige Mindestruhezeit und der Acht-Stunden-Tag statt einer flexiblen Wochenhöchstarbeitszeit sind nicht mehr zeitgemäß und müssen reformiert werden.“

Wer hier also mit der Zeit geht und in seinem Betrieb flexible Homeoffice- und Telearbeit-Möglichkeiten für die Belegschaft einführt, gewinnt gleich auf mehreren Ebenen.

In Zeiten von Fachkräftemangel als Arbeitgeber punkten

Zum einen sorgt er für mehr Zufriedenheit in der Belegschaft und damit eine höhere Mitarbeiterbindung. In Zeiten des Fachkräftemangels und des „War-for-Talents“ zahlt sich dieses Mehr an Flexibilität aber auch bei der Rekrutierung aus. Welcher High Potential gibt sich heute noch mit einem 9-to-5 Job incl. Anwesenheitspflicht und Stechuhr zufrieden? Ganz zu schweigen von all den berufstätigen Müttern (und manchmal auch Vätern), die auf ein hohes Maß an flexibler Arbeitszeit- und -platzgestaltung angewiesen sind und - trotz ihrer oftmals hervorragenden Qualifikation - dem Arbeitsmarkt ansonsten nicht zur Verfügung stehen können.

Zum Glück muss gutes und produktives Teamwork dank Digitalisierung und mobilem Dokumenten-Management heute nicht mehr zwischen neun und fünf im Büro stattfinden. DocuWare bildet die zuverlässige Basis für nahtlosen Informationsfluss und sichere Daten – ganz egal wo und wann Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen wollen. 

Mietkosten reduzieren durch mobile Arbeitsplätze

Darüber hinaus sparen Unternehmen durch eine flexible Arbeitsplatzregelung bekanntlich auch noch Mietkosten. Da weniger Mitarbeiter im Büro sind, wird weniger Bürofläche und Mobiliar benötigt bzw. der vorhandene Platz kann besser genutzt werden: Für Rückzugsmöglichkeiten, eine Kantine, eine KITA, weitere Besprechungsräume, Sportkurse, etc.

Schlussendlich schaffen pfiffige Unternehmen so aber auch bereits die nötigen Voraussetzungen und Strukturen, um in Krisenzeiten wie diesen – zumindest bestimmte Unternehmensbereiche – über Nacht auf Home-Office-Modus umzustellen.

Und hier noch ein paar Tipps für die Umsetzung des Remote-Zugriffs auf DocuWare bei On-Premises Systemen.

 

Topics: Mobilität

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