Viele Unternehmen verwenden Formulare und Vordrucke, um Daten strukturiert zu erfassen. Aber bis dahin ist es oft ein weiter Weg. Häufig muss der Benutzer Namen, Adresse und weitere Daten mehrfach eingeben. Unleserliche Einträge verzögern das Erfassen der Daten. Und nicht selten geht der Vordruck im Büroalltag unter. Mit DocuWare Forms dagegen wird die Organisation von Formularen viel einfacher und zuverlässiger.
Das neue Modul DocuWare Forms erstellt elektronische Formulare. Diese so genannten Webformulare können die Benutzer bequem – und leserlich – am Bildschirm ausfüllen. Auf Wunsch lassen sich dabei die Formulare, die bereits im Unternehmen als Papiervorlage vorhanden sind, weiterverwenden. Zum Ablegen im Archiv reicht ein Mausklick.
Einmal im Archiv, haben alle zuständigen Mitarbeiter direkten Zugriff auf das Formular. Alle Belege und Dokumente, die zum Formular gehören, lassen sich gleich mit speichern. Um ganz sicher zu gehen, dass das Formular zeitnah bearbeitet wird, können Sie es auch in die Liste vom Mitarbeiter oder in einen Workflow integrieren. Und das ist noch nicht alles.
Auf einen Schlag mehrere Formulare ausfüllen
Mit DocuWare Forms muss der Benutzer nie mehr Name, Anschrift, Kontonummer etc doppelt und dreifach eingeben. Ein Beispiel dafür ist die Einstellung neuer Mitarbeiter. Mehrere Abteilungen benötigen vom Mitarbeiter Stammdaten wie Name und Adresse, aber auch spezielle Daten, die nur für die jeweilige Abteilung relevant sind.
Nun wird einfach ein Webformular mit allen nötigen Feldern erstellt. Das Webformular füllt der Benutzer einmal wie gehabt aus. Aus diesem Webformular lassen sich dann mehrere Formulare für einzelnen Abteilungen erstellen, in das die jeweils relevanten Daten automatisch übertragen werden: Der Benutzer muss seinen Namen und seine Adresse nur einmal eingeben, sie werden aber vielfach verwendet.
Die Konfiguration von Webformularen ist komfortabel – mehr dazu und zu weiteren Einsatzgebieten von DocuWare Forms lesen Sie im Datenblatt.